Ettevõte saab oma potentsiaali täiel määral toimida ainult nõuetekohase protsessijuhtimisega. Aga mis on protsessijuhtimise tegelik määratlus?
Kuna paljud ettevõtted läksid 2020. aasta pandeemia ajal üle kaugtööle, muutus ka suur osa protsessijuhtimisest digitaalseks. Kui töötajad naasid lõpuks oma kontoritesse, siis protsessijuhtimine leidis uue kodu pilves.
Selle äkilise muutuse ja huviga protsessijuhtimise täiustamise vastu tasub sügavalt sukelduda sellesse, mis protsessijuhtimine tegelikult on. Ja ettevõttena, kes sellest nihkest ausalt öeldes kasu sai, on meil selles küsimuses palju öelda.
Selles artiklis defineerime protsessijuhtimist, räägime selle eelistest ja väljakutsetest ning anname nõu, kuidas seda oma ettevõttes rakendada.
Lõpus lisame isegi tasuta malli, mis aitab teil alustada.
Protsessijuhtimise definitsioon
Olgu, mis on protsessijuhtimine täpselt?
Protsessijuhtimine ehk äriprotsesside juhtimine (BPM) on tehnika, mida organisatsioonid kasutavad erinevate äriprotsesside analüüsimiseks, optimeerimiseks, jälgimiseks ja juhtimiseks.
teisendada pdf visio vormingusse
BPM-i abil saavad ettevõtted:
- Automatiseerige korduvad protsessid, et need töötaksid alati sujuvalt
- Analüüsige varasemaid protsesse, et näha, mis läks õigesti ja mis mitte
- Jälgige erinevate protsesside mõõdikuid
- Tehke riskianalüüs tulevaste riskide maandamiseks
- Mõõtke tõhusust varasemate andmete abil
Milleks protsesside juhtimisega vaeva näha?
BPM on midagi, mida iga organisatsioon vajab, sest see aitab teil oma äri paremini mõista.
BPM-i kasutades saate analüüsida kõiki oma äriprotsesse, et leida ebatõhusus ning leida lahendusi nende parandamiseks ja optimeerimiseks. See muudab igapäevased toimingud palju sujuvamaks ja parandab ressursside haldamist.
Kuid need on vaid väikesed eelised.
Selle tegemise muud eelised on tohutud. See mitte ainult ei säästa teie organisatsiooni aega ja raha, vaid võimaldab ka teie ettevõttel vastata klientide ja turu nõudmistele palju kiiremini.
Protsessijuhtimise selgelt määratletud eelised
BPM-i definitsiooni mõistmine tähendab, et saate seda paremini programmi- ja projektijuhtimisest eristada. Kolme tüüpi protsesside erinevuse teadmine tähendab, et saate neid kõiki tõhusalt kasutada.
kuidas Sharepointis kausta luua
BPM-i puhul on oluline meeles pidada, et see on teie organisatsioonis korduvate protsesside jaoks. Need on tavaliselt ettevõttesisesed pidevad protsessid ja neil ei ole konkreetset eesmärki, näiteks töötajate kaasamine. See on selle suurim eristav tegur.
Projektijuhtimine on konkreetse toote või teenuse tarnimine. Sellel on selge algus ja lõpp. Projektid on üldiselt ühekordsed asjad, mis ei kordu ja meeskond võib korraga töötada ainult ühe kallal.
Programmihaldus on kusagil kahe teise vahepeal. See tegeleb erinevate projektide vaheliste vastastikuste sõltuvuste haldamisega. Sarnaselt BPM-iga on programmihaldus üldiselt pidev, kuid erinevalt BPM-ist ei tegele see ettevõtte kui tervikuga seotud protsessidega.
Protsessihalduse kasutamise eelised
Protsessihaldus on iga äritegevuse kriitiline aspekt, mille eesmärk on parandada tõhusust, vähendada kulusid ja parandada üldist jõudlust. Siin on mõned protsessihalduse kasutamise peamised eelised:
Suurenenud efektiivsus
Protsessihalduse rakendamine võimaldab organisatsioonidel oma tegevust sujuvamaks muuta, kõrvaldades üleliigsed ülesanded ja parandades tootlikkust. Selgelt määratletud protsesside abil saavad töötajad töötada tõhusamalt, mis aitab säästa aega ja kulusid.
Pidev täiustamine
Protsessihaldust kasutades saavad ettevõtted oma protsesse pidevalt jälgida ja hinnata, et teha kindlaks parendusvaldkonnad. See võimaldab neil teha vajalikke kohandusi, optimeerida töövooge ja parandada jõudlust jooksvalt.
Täiustatud klienditeenindus
Suurenenud tõhususe ja sujuvamate protsesside abil saavad organisatsioonid pakkuda paremat klienditeenindust. Selliseid protsesse nagu tellimuste täitmine, kaebuste lahendamine ja klientide kaasamine saab standardida ja järjepidevalt teostada, mille tulemuseks on parem reageerimisaeg ja klientide rahulolu.
Kulude kokkuhoid
Protsessihaldus aitab tuvastada kitsaskohti, koondamisi ja ebaefektiivsust, võimaldades ettevõtetel optimeerida ressursside jaotust ja vähendada kulusid. Likvideerides mittevajalikud sammud ja automatiseerides käsitsi protsesse, võivad organisatsioonid saavutada märkimisväärset kulude kokkuhoidu.
Parem otsuste tegemine
Protsessihaldus pakub ettevõtetele reaalajas andmeid ja ülevaadet nende tegevusest. See võimaldab neil teha täpse teabe põhjal teadlikke otsuseid, mis viib paremate äritulemusteni ja strateegiliste eesmärkide saavutamiseni.
Protsessijuhtimise tüübid
Protsessijuhtimine võib aidata teil oma ärieesmärke saavutada, kuid selleks, et teada saada, milline on teie jaoks parim, peate olema tuttav erinevate tüüpidega.
Äriprotsesside juhtimine
Seda tüüpi protsessijuhtimine keskendub äriprotsesside ja töövoogude täiustamisele organisatsiooni eri osakondades või funktsioonides. Selle eesmärk on optimeerida protsesse, suurendada tõhusust ja viia need kooskõlla strateegiliste eesmärkidega. Äriprotsesside haldamise tarkvara on suurepärane võimalus protsessihaldussüsteemi seadistamiseks.
Projekti juht
Projektijuhtimine hõlmab konkreetse projekti kavandamist, elluviimist ja jälgimist, et saavutada konkreetsed eesmärgid kindlaksmääratud aja jooksul. See tagab, et projektid tarnitakse õigeaegselt, eelarve piires ja vastavad soovitud kvaliteedistandarditele.
Töövoo juhtimine
Töövoohaldus keskendub ülesannete, tegevuste ja kinnituste koordineerimisele ja optimeerimisele määratletud protsessi raames. See tagab töö tõhusa suunamise, tähtaegadest kinnipidamise ja kõigi vajalike sammude lõpuleviimise.
Programmi juhtimine
Programmi juhtimine hõlmab mitme seotud projekti juhtimist koordineeritud jõupingutusena organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks. See hõlmab mitme projekti planeerimise, elluviimise ja jälgimise järelevalvet ning nende kooskõla tagamist strateegiliste eesmärkidega.
Robotprotsesside automatiseerimine (RPA)
RPA hõlmab tarkvararobotite või robotite kasutamist korduvate ja reeglipõhiste toimingute automatiseerimiseks. Selle eesmärk on parandada tõhusust, täpsust ja kiirust, vähendades käsitsi sekkumist ja minimeerides vigu.
Kuidas harida oma meeskonda protsessijuhtimise definitsiooni osas
Meeskonnaliikmed on muutustele vastuvõtlikumad, kui paljud juhid kipuvad neile tunnustust andma. Kuid liiga sageli kohtab BPM-i kindlat ja unustavat suhtumist. Muutusi on väga vähe.
Kui rääkida oma meeskonna harimisest protsessijuhtimise definitsiooni osas, on teie lähenemine olulisem kui see, kuidas te määratluse sõnastate. Küsi endalt seda:
- Miks ma tahan, et mu meeskond teaks protsessijuhtimise definitsiooni?
- Millist kasu saab meeskond määratluse tundmisest?
- Millised on minu ootused meeskonnale pärast BPM-i arutamist?
- Kas ma tahan oma meeskonna ideid või tahan ma lihtsalt, et nad teaksid, mis on BPM üldiselt?
Kui soovite, et teie meeskond teaks, mis on BPM, pole teie lähenemisviis tõenäoliselt õige.
Teie meeskonnaliikmed töötavad iga päev väljakujunenud protsessidega ja tõenäoliselt teavad nad juba, mida saaks parandada. Kui tutvustate oma meeskonnale protsessijuhtimist, peaks see olema viis, kuidas saate oma meeskonnaga seda suhtlusliini avada.
Neil peaks olema mugav tulla teie juurde oma ideedega protsesside täiustamiseks sellest hetkest alates. Nende ideid tuleks alati kuulata.
Määratletud äriprotsesside juhtimise mudelid
Äriprotsesside juhtimise modelleerimine kujutab endast organisatsiooni protsesside esindamist, et neid saaks analüüsida, täiustada ja potentsiaalselt automatiseerida.
Kogu BPM-mudelite idee seisneb selles, et protsessi füüsiline esitus oleks paika pandud viisil, mis oleks kõigile, kes seda vaatab, olgu see siis insenerid või sidusrühmad, mõttekas. Mõelge sellele kui mõttekaardile.
Näited protsesside juhtimise mudelitest
See, kuidas te oma äriprotsesse modelleerite, on teie otsustada, kuid on olemas mõned hästi väljakujunenud mudelid, mis aitavad teil alustada.
spektri Interneti-teenus
Vooskeemid
Tõenäoliselt kõige tuntumad mudelid, vooskeemid on lihtsad ja hõlpsasti valmistatavad. Lihtsalt kasutades erinevaid nooltega ühendatud kujundeid, saate hõlpsalt demonstreerida, kuidas protsessi teatud osad voolavad teise.
Need sobivad üldiselt kõige paremini lihtsate protsesside või keerukamate protsesside lihtsustamiseks.
Äriprotsesside modelleerimise tähistus
Äriprotsesside modelleerimise mõiste (BPMN) kaardistab äriprotsesse graafilise tähise abil. Object Management Groupi (OMG) poolt loodud BPMN-i eesmärk on muuta ka kõige keerulisemad äriprotsessid arusaadavaks kõigile meeskonnaliikmetele alates tarkvaraarendajatest ja lõpetades ärianalüütikutega.
Saate tegelikult õppida, kuidas BPMN-i tasuta luua OMG veebisait kui see on mudel, millega soovite minna.
Gantti diagrammid
Gantti diagrammid lõi Ameerika mehaanikainsener Henry Gantt ja need on eksisteerinud enam kui 100 aastat. Neid diagramme on kõige parem kasutada ajatundlike protsesside jaoks, kuna need kasutavad teatud ülesannete või projektide tähtaegade jälgimiseks ribasid.
Gantti diagrammid on järjestikused ja neid on väga lihtne mõista. Sellel on hea põhjus, miks neid kasutatakse tänapäevalgi.
Andmevoo diagrammid
Andmevoo diagrammid (DFD-d) võimaldavad teil andmevooge visualiseerida. DFD-d töötavad nagu vooskeemid, kuid üldiselt on neil palju suurem võti, mis aitab hoida erinevaid kujundeid ja värve selgena ja korrastatuna.
Need aitavad teil näha, kuidas andmed liiguvad protsessi sees ja protsesside vahel. Need on üldiselt paremad teie meeskonnale, mitte sidusrühmadele, kuna need võivad olla pisut keerulised, olenevalt sellest, kui palju andmeid on esindatud.
aka ms-i taastevõti
Protsessijuhtimissüsteemi juurutamine
Protsessihaldussüsteemi juurutamine isegi üksikute protsesside jaoks ei pea olema keeruline. Järgige lihtsalt neid samme.
Määratle selgelt eesmärgid ja eesmärgid
See loob aluse kriitiliste protsesside tuvastamiseks, mida tuleb juhtida ja täiustada. Tagades protsessijuhtimissüsteemi ja üldise äristrateegia vahelise kooskõla, saavad organisatsioonid seada oma jõupingutused prioriteediks ja teha protsesside optimeerimise osas paremaid otsuseid.
Kaardistage olemasolevad protsessid
See hõlmab igas protsessis osalevate etappide, sisendite, väljundite ja sidusrühmade dokumenteerimist. Protsessi kaardistamise harjutus annab visuaalse esituse tegevuste jadast ja aitab tuvastada protsesside võimalikke kitsaskohti, ebaefektiivsust ja liiasusi.
Tuvastage parendusvõimalused
Seda tehakse iga protsessi tõhususe, tulemuslikkuse ja toimivuse hindamisega. Protsesside edu mõõtmiseks ja edusammude jälgimiseks täiustamiseesmärkide saavutamisel saab määratleda peamised tulemusnäitajad (KPI).
Optimeerige protsesse
Protsessi täiustamist saab saavutada erinevate lähenemisviiside abil, näiteks:
- Tarbetute sammude kõrvaldamine
- Käsitsi ülesannete automatiseerimine
- Rollide ja kohustuste ümberdefineerimine
- Tööstusharu standardite parimate tavade rakendamine
Pidevalt protsesse jälgides ja analüüsides saavad organisatsioonid tuvastada optimeerimisvaldkonnad ja ellu viia muudatusi tõhususe suurendamiseks.
Väljakutsed uue protsessijuhtimissüsteemi juurutamisel
Uue protsessijuhtimissüsteemi juurutamine võib kaasneda õiglase osa väljakutsetega. Siin on mõned levinumad takistused, millega organisatsioonid võivad selle protsessi käigus kokku puutuda.
Vastupidavus muutustele
Uue protsessihaldussüsteemi juurutamine nõuab sageli mõtteviisi muutmist ja väljakujunenud töövoogude muutmist. Vastupanu muutustele võib tulla töötajatelt, kes on harjunud olemasolevate protsessidega ja võivad kõhklevad uute tööviiside kasutuselevõtmisel.
Sisseostu puudumine
Protsessijuhtimissüsteemi edukas rakendamine sõltub peamiste sidusrühmade toetusest ja osalusest. Kui otsustajad ja juhid ei mõista täielikult kasu või ei näe süsteemi väärtust, võib vajaliku toetuse ja ressursside saamine olla keeruline.
Windows 11 seadistamine ilma Microsofti kontota 2023
Piiratud ressursid
Uue süsteemi rakendamine nõuab investeeringuid tehnoloogiasse, koolitusse ja ressurssidesse. Piiratud eelarved või ressursipiirangud võivad osutuda väljakutseks vajalike tööriistade hankimisel ja õigete inimeste määramisel, kes juhivad rakendusprotsessi.
Andmehaldus
Protsessihaldussüsteemi juurutamine hõlmab sageli suurte andmemahtude kogumist ja analüüsimist. Nende andmete tõhus haldamine ja korraldamine võib olla väljakutse, eriti kui organisatsioonidel puuduvad tõhusad andmehaldusprotsessid.
Integreerimine olemasolevate süsteemidega
Organisatsioonidel võivad olla juba loodud süsteemid ja tööriistad ning uue protsessihaldussüsteemi integreerimine olemasolevate süsteemidega võib olla keeruline ülesanne. Sujuva integratsiooni ja sujuva andmevoo tagamine erinevate süsteemide vahel võib tekitada probleeme.
Protsessihalduse mallid
Vaadake meie ajaveebi postitust personalimeeskondade jaoks oluliste protsesside kohta. Mõnikord on parem rakendada BPM esmalt personalimeeskondades ja see postitus sisaldab 60 tasuta malli, mida teie meeskond saab proovida.
Kui teil on raske otsustada, kumba kõigepealt proovida, soovitan seda:
Kuva töövoog Uus töölevõtmise protsessi mall Selle töövoo lisamiseks oma tasuta Process Streeti konto .Kuidas optimeerida oma protsessijuhtimissüsteemi
Protsessihaldussüsteemi optimeerimine seisneb pideva täiustamise süsteemi loomises.
Pidev täiustamine tähendab mitte kunagi leppimist. See toimib suurepäraselt, jätkem see nii nagu on, vaid pigem suhtumine: See toimib suurepäraselt, kuid kas on võimalik seda veelgi paremaks muuta?
Meil on terve ajaveebi postitus, mis on täis nõuandeid selle kasutamiseks pidev täiustamine protsesside optimeerimiseks kui soovite rohkem teada saada.
