Oliver Peterson 6. juuli 2022 Äritegevus Pidev täiustamine ilma andmete kogumiseta on nagu maastikul sõitmine ilma märkide või kaardita.
Andmete kogumine on täiustuste tegemiseks ülioluline, sest ilma selleta pole tegelikku tõendit probleemide olemasolust.
Miks teete parandusi? Kas see on tõesti probleem või moonutab teid praegune pettumus?
Jah, teie pettumus võib anda teile vihjeid selle kohta, mis on algprobleem, kuid ainult oma tunnetele tuginemine ei anna teile pikas perspektiivis täpseid tulemusi.
Siin võib andmete kogumine aidata. Meie Analyticsi funktsiooni saab kasutada objektiivse ja erapooletu pildi maalimiseks mis tahes protsessi hetkeseisust ja aidata esile tõsta potentsiaalseid valdkondi, mida saaks parandada.
Niisiis, alustame protsessi optimeerimise 5 pideva täiustamise sammuga:
- 1. samm: tehke kindlaks protsess, mida tuleb täiustada
- 2. samm: hinnake tõhusust ja tehke kindlaks täiustused
- 3. samm: rakendage protsessi täiustusi
- 4. toiming: testige ja jälgige värskendatud protsessi
- 5. samm: optimeerige protsessi automatiseerimisega
1. samm: tehke kindlaks protsess, mida tuleb täiustada
Ükski protsess pole täiuslik, kuid on mõned, mis võivad teile pidevalt probleeme tekitada. Siit peaksite alustama.
Märkige üles protsess, mis kõige sagedamini raiskab teie ja teie meeskonna aega ja ressursse.
Seejärel peate sellest protsessist täielikult aru saama, vastates järgmistele küsimustele:
- Mis on protsessi eesmärk?
- Millal see algab ja lõpeb?
- Millised on üksikud tegevused protsessi sees?
- Millised osakonnad/töötajad on kaasatud?
- Millist teavet edastatakse etappide vahel?
Vastused neile küsimustele peaksid aitama esile tõsta kõiki protsessi moodustavaid elemente ja selgitama, kuidas selle optimeerimisele kõige paremini läheneda, alustades konkreetsetest eesmärkidest, mida see protsess püüab saavutada.
Miks peaksite oma protsesse dokumenteerima?
Enne kui jätkame, on oluline endalt küsida: Kui hea on minu protsessi dokumentatsioon?
Võib-olla teate, milliseid protsesse tuleb värskendada, kuid kui teil pole selget protsessidokumentatsiooni , on pidev täiustamine sisuliselt võimatu.
kuidas Wordi dokumenti Mac-i salvestada
Pidev täiustamine toimib ainult siis, kui saate vaadata, kuidas miski varem töötas, ja võrrelda seda tehtud muudatustega. Selgelt kirjutatud ja juurdepääsetav protsessidokumentatsioon on parim viis pideva täiustamise hõlbustamiseks.
2. samm: hinnake tõhusust ja tehke kindlaks täiustused
Nüüd, kui olete oma protsessi paika pannud, on aeg hinnata selle tõhusust ja otsustada, millised täiustused oleksid kõige optimaalsemad.
Alustage protsessi tugevate ja nõrkade külgede registreerimisest. See aitab teil mõista, mis töötab ja mis mitte ning kus saaks teha parandusi.
Võite avastada, et mõned ülesanded pole lõpliku eesmärgi saavutamiseks üldse vajalikud. Kui teil sellega kokku puutute, kaaluge mõne nende ülesannete koondamist või isegi nendest vabanemist. Alati on parem, kui protsess on lühike ja asjakohane, mitte protsess, mis võib olla liiga keeruline või segane selles, mida sellega püütakse saavutada.
3. samm: rakendage protsessi täiustusi
Kui teie protsess on hästi dokumenteeritud või, mis veelgi parem, kasutate protsessihaldustarkvara , peaks see ülesanne olema sama lihtne kui protsessi samm-sammult läbimine ja muudatuste tegemine.
Pideva täiustamise parim tava on protsessi uute versioonide itereerimine alati, kui teete muudatusi. See aitab vältida asjade purunemist ning hõlbustab protsessi erinevate versioonide andmete jälgimist ja võrdlemist, et saaksite täpselt kindlaks teha, kas muudatused on tõelised täiustused või mitte.
Teine näpunäide on pidada lihtsat logi iga iteratsiooni jooksul tehtud muudatuste kohta, et oleks lihtsam jagada teadmisi ja tagada, et kõik mõistavad, millised muudatused, kes ja millal tegid.
4. toiming: testige ja jälgige värskendatud protsessi
Testimine on oluline eelkõige selleks, et veenduda, et te pole midagi katki rikkunud. Viige protsess läbi, ideaaljuhul võimalikult lähedal reaalmaailma tingimustele, ja veenduge, et kõik toimiks ootuspäraselt.
Mõelge protsessi lõppeesmärgile – kas seda ikka saavutatakse?
Kui olete kindlaks teinud, et protsessitäiustused on funktsionaalsed, võite alustada andmete kogumist, et hinnata muudatuste edukust.
Protsessi tänavaanalüüsi kasutamine
Oma protsesside, meeskonna või klientide toimivuse vaatamine on ülioluline, et mõista, kas teie tehtud muudatused on tegelikult tõhusamad või mitte.
Teave, nagu ülesannete edenemine ja aktiivsed/lõpetatud töövood, võivad aidata teil leida kitsaskohad ja saada aimu, kuidas teie meeskond muudatustele reageerib.
Process Streeti Analyticsi funktsiooni kohta lisateabe saamiseks klõpsake siin.
5. samm: optimeerige protsessi automatiseerimisega
Sel hetkel olete põhimõtteliselt valmis. Olete tuvastanud ja rakendanud täiustusi ning edu hindamiseks peaksite suutma neid muudatusi aja jooksul jälgida.
Kuid kui soovite teha rohkem tööd ja saada oma töövoohaldustarkvarast maksimumi , on aeg mõelda, milliseid ülesandeid (kui neid on) saaks automatiseerida.
Esiteks – lihtsalt selleks, et see ära hoida –, kui kasutate paberit, näete peaaegu kindlasti tõhusust, kui lähete üle digitaalsele protsessihaldusele.
asana eemalda meeskonnaliige
Ülejäänud, kui edastate andmeid rakenduste vahel (näiteks lisate Dropboxi faile Google Drive'i käsitsi), peaksite kontrollima, kas saate käsitsi tehtud toimingud mõne meie automaatika abil kõrvaldada.
Tasub vaadata ka Zapierit, Power Automate'i ja Make.com kuna seal on saadaval palju automaatikaid.
Mida arvate meie viiest pidevast täiustamise sammust? Kas teil on näpunäiteid, mille oleme võib-olla välja jätnud? Andke meile allolevates kommentaarides teada!
