Kui teil on raskusi protsessi dokumentatsiooni malli loomisega, mis oleks sama tõhus kui lihtne kasutada, ärge otsige rohkem!
Selles postituses tutvustan teile kõiki protsessi dokumentatsiooni malli kujundamiseks vajalikke samme.
Ma pakun teile isegi selle töö jaoks parimaid tööriistu.
Oled sa valmis?
win 10 seadistus ilma Microsofti kontota
Parimad protsessi dokumentatsiooni mallid
Altpoolt leiate 3 protsessi dokumentatsiooni malli, mis aitavad teil alustada.
Protsessi dokumentatsiooni mall
See üldine dokumentatsioonimall on väärtuslik tööriist, mida saate kasutada oma protsesside selge ja kokkuvõtliku dokumentatsiooni loomiseks.
Mall aitab tuvastada protsesside piire, etappe ja ulatust, võimaldades teil protsesse tõhusalt määratleda.
Visuaalsete esituste, nagu protsessikaardid ja vooskeemid, abil muutub protsessiülesannete jada ning nendega seotud sisendite ja väljundite mõistmine lihtsamaks.
HR dokumentatsiooni kontrollnimekiri
See dokumentatsiooni töövoog tagab oluliste personaliprotsesside vastavuse ja tõhusa juhtimise.
See pakub kõikehõlmavat ja süstemaatilist lähenemist oluliste personalidokumentide dokumenteerimisele ja korrastamisele, muutes personalispetsialistide jaoks vajaliku teabe juurdepääsu ja haldamise lihtsaks.
Selle malli abil saavad personalimeeskonnad visandada ja jälgida peamisi personalitööprotsesse, nagu värbamine ja liitumine, töötajate tulemuslikkuse hindamine, poliitikavärskendused ja arvestuse pidamine.
Nende protsesside dokumenteerimisega saavad organisatsioonid tagada järjepidevuse ja läbipaistvuse, vähendades vigade või järelevalve ohtu.
Kontrollnimekiri sisaldab iga personaliprotsessi jaoks konkreetseid jaotisi, pakkudes struktureeritud vormingut oluliste üksikasjade salvestamiseks.
See palub kasutajatel lisada olulist teavet, nagu kuupäev, vastutav isik ja kõik vajalikud manused või tõendavad dokumendid.
Selle üksikasjalikkuse tasemega saavad personalispetsialistid säilitada täpseid ja ajakohaseid dokumente, mis võivad olla olulised õigusaktide järgimise, auditite ja üldise personalijuhtimise jaoks.
Projektijuhtimise dokumentatsiooni kontrollnimekiri
See mall sisaldab põhjalikku nimekirja olulistest dokumentidest, mida tuleb kogu projekti elutsükli jooksul luua ja hooldada.
kuidas sõna pealkirjast lahti saada
Selle kontrollnimekirja abil saavad projektijuhid tagada, et kõik vajalikud projektidokumendid on raamatupidamises ja nõuetekohaselt korrastatud.
See sisaldab jaotisi projekti algatamise, planeerimise, teostamise, järelevalve ja kontrolli ning projekti sulgemise kohta. Iga jaotis sisaldab alamloendit konkreetsetest dokumentidest, mida tuleks projekti selles etapis luua ja hallata.
Kontrollnimekirjas on ka iga dokumendi kirjeldused ja selgitused, mis muudab projektijuhtide jaoks nende eesmärgi ja tähtsuse mõistmise lihtsaks.
See võib olla eriti kasulik neile, kes on projektijuhtimisega alustanud, või meeskondadele, kes soovivad oma dokumenteerimispraktikat parandada.
Mis on protsessi dokumentatsiooni mall?
Protsessi dokumentatsiooni mall on eelnevalt koostatud juhend üksikasjaliku dokumendi loomiseks, mis kirjeldab konkreetse protsessiga seotud protsessietappe.
Protsessi dokumentatsiooni mallid pakuvad tavaliselt protsessi teabe hõivamiseks ja esitamiseks ühtset vormingut.
Neid saab kasutada erinevat tüüpi protsessidokumentide loomiseks, näiteks:
- Standardsed tööprotseduurid (SOP)
- Tööjuhised
- Protsessi kaardid
- Vooskeemid
- Kontrollnimekirjad
Protsessi dokumentatsiooni malli kasutamine võimaldab tagada, et olulised üksikasjad ei jää kahe silma vahele ja dokument on kogu meeskonnale hõlpsasti arusaadav.
Samuti võib see parandada protsesside tõhusust ja tulemuslikkust, pakkudes standardiseeritud meetodit protsesside dokumenteerimiseks, analüüsimiseks ja täiustamiseks.
Miks on vaja protsessi dokumentatsiooni malli?
On mitmeid põhjuseid, miks teil on vaja a protsessi dokumentatsioon malli. Lühidalt öeldes:
- Pakkuge jaoks ühtne vorming protsesside dokumenteerimine
- Muudab teie meeskonnal esitatud teabe mõistmise lihtsamaks
- Säästke aega ja vaeva, pakkudes struktuuri, mis võimaldab teil protsessile keskenduda
- Muutke suurepäraseks suhtlusvahendiks protsesside kohta olulise teabe edastamiseks
- Seda saab kasutada uute töötajate jaoks ja olemasolevate töötajate täienduskoolituste läbiviimiseks
- Aidake tuvastada valdkonnad, mida protsessis parandada
Teisisõnu muudab protsessi dokumentatsiooni mall teie elu lihtsamaks ja töö struktureeritumaks.
Protsessi dokumentatsiooni mallide näited
Seal on mitmesugune mall äriprotsessi dokumentide loomiseks saadaolevad tüübid. Parimate tulemuste saavutamiseks peate võib-olla valima mitu. Kuid lõpuks sõltub see teie ettevõttest ja selle suurusest.
siin on mõned näidised:
Standardse tööprotseduuri (SOP) mall
Seda malli kasutavad ettevõtted laialdaselt protsessidokumentide ja äriprotsesside loomiseks.
Tavaliselt sisaldab see jaotisi:
- Protsessi sisendid
- Protsessi väljundid
- Kohustused
- Protseduurid
- Viited
Vooskeemi mall
Vooskeem on protsessi või töövoo graafiline esitus.
See näitab kaasatud samme, otsustuspunkte ja teabe liikumist. Protsessi visuaalse esituse loomiseks saate kasutada vooskeemi malli.
Kontrollnimekirja mall
Kontrollnimekiri on lihtne tööriist, mida kasutatakse kõigi vajalike sammude järgimise tagamiseks protsessis.
Saate koostada loendi ülesannetest, sammudest või nõuetest, mis tuleb täita.
kuidas etradest raha välja võtta
Ujumisraja diagrammi mall
Seda tüüpi vooskeem näitab erinevate protsessis osalevate meeskondade või üksikisikute vahelist suhtlust.
See visualiseerib erinevate sidusrühmade vahelisi vahetusi, kohustusi ja suhtluskanaleid.
Protsessi kaardistamise mall
Protsessikaart näitab teabe ja tegevuste liikumist. Kasutage seda protsessi parandatavate valdkondade, kitsaskohtade ja ebatõhususe tuvastamiseks.
Äriprotsessi dokumentatsiooni malli loomise sammud
Kuna iga ettevõte on ainulaadne ja toimib erineval viisil, ei ole protsessidokumentatsiooni malli loomiseks ühtset viisi.
1. samm: määrake eesmärk
Esiteks määrake malli eesmärk.
Ajurünnakud on siin kasulikud, et teha kindlaks, millist tüüpi protsessidokumente peate looma ja millist teavet peaksite need sisaldama.
Näiteks kui loote SOP-malli, peate võib-olla lisama jaotised järgmiste jaoks:
- Eesmärk
- Ulatus
- Kohustused
- Protseduurid
2. samm: määrake struktuur
Kui olete eesmärgi tuvastanud, määrake malli struktuur.
See võib hõlmata erinevate jaotiste ja alajaotiste väljatoomist, nende ilmumise järjekorra määramist ja iga jaotise jaoks nõutava üksikasjalikkuse taseme otsustamist.
3. samm: kujundage mall
Järgmisena kujundage mall.
Võite kasutada Microsoft Wordi või Google Docsi või spetsiaalset protsessi dokumenteerimise tööriista. Kasutage fonte, värve ja vormingut, et muuta mall hõlpsasti loetavaks ja visuaalselt atraktiivseks.
4. toiming: lisage kohahoidjad
Lisage kohahoidjad mis tahes teabe jaoks, mis on spetsiifiline dokumenteeritava protsessi jaoks.
Näiteks kui loote SOP-malli, peate võib-olla lisama protsessi nime, vastutava isiku ja asjassepuutuvate sammude kohahoidjaid.
5. samm: testige malli
Kui mall on kujundatud, testige seda, veendumaks, et see on funktsionaalne ja kasutajasõbralik.
Kaaluge kellelgi, kes pole protsessi dokumentatsiooniga kursis, mall üle vaadata ja tagasisidet anda.
6. samm: vaadake malli üle
Saadud tagasiside põhjal muutke malli vastavalt vajadusele, et parandada selle kasutatavust ja tõhusust.
7. samm: levitage mall
Lõpuks levitage mall neile, kes seda protsesside dokumenteerimiseks kasutavad. Pakkuge vajadusel koolitust või tuge, et tagada malli õige kasutamine.
Protsessi dokumentatsiooni malli tarkvara
Protsessi tänav
Tugev ja mitmeotstarbeline platvorm Process Street on protsessihaldustarkvara, mis võimaldab teil protsesse luua, jälgida ja hallata.
See pilvepõhine tööriist pakub laia valikut malle ja funktsioone, sealhulgas kontrollnimekirju, töövooge ja integratsioone muu tarkvaraga.
Microsoft Word
Tuntud ja armastatud Microsoft Word on tekstitöötlustarkvara, mida saate kasutada protsessi dokumentatsiooni mallide loomiseks.
MS Word pakub teile mitmesuguseid vormindamisvalikuid ja on enamikule kasutajatele juurdepääsetav.
veakood 147-0
Google Docs
Ärge alahinnake vana head Google Docs !
Kuigi see on tasuta, sisaldab see mitmeid kasulikke funktsioone, näiteks reaalajas mitme kasutaja koostöö.
See pakub paljusid samu funktsioone nagu Microsoft Word ja sellele pääseb juurde mis tahes Interneti-ühendusega seadmest.
Protsessi dokumentatsiooni mallid on kohustuslikud!
Nüüdseks olete ilmselt hästi aru saanud protsesside dokumentatsiooni mallidest ja miks teil neid vaja on.
Kordame aga, et protsessi dokumentatsiooni mall on iga ettevõtte jaoks hädavajalik. See toimib teie meeskonnale juhendina ja muudab teie ettevõtte tõhususe maksimeerimise ülilihtsaks.
Pea meeles, et vali oma protsessihaldustarkvara targalt!
