Kas teil on raske leida kiiret ja tõhusat viisi Smartsheetis andmete otsimiseks? Ärge enam otsige, sest see artikkel juhendab teid Smartsheetis VLOOKUP-i teostamise etappide kaudu, säästes teie aega ja pettumust. See oluline oskus muudab teie andmehaldusprotsessi sujuvamaks ja suurendab teie tootlikkust.
Mis on VLOOKUP?
VLOOKUP on arvutustabeliprogrammides, näiteks Smartsheet, sageli kasutatav funktsioon. See võimaldab kasutajatel hõlpsalt otsida tabelist konkreetseid andmeid ja hankida vastavat teavet teistest veergudest. Mõiste VLOOKUP tähistab vertikaalset otsingut, kuna see otsib tabelis üles ja alla kindlaksmääratud väärtuse. See funktsioon on eriti kasulik, kui töötate suurte andmekogumitega või ühendate jagatud identifikaatori alusel mitu andmekogumit. VLOOKUPist ja selle funktsionaalsusest arusaamise omandades saavad kasutajad tõhusalt hankida ja analüüsida oma projektide jaoks vajalikke andmeid.
Kuidas VLOOKUP töötab?
VLOOKUPi funktsioonide mõistmiseks Smartsheetis toimige järgmiselt.
- Avage oma Smartsheet ja leidke tabel, kus soovite VLOOKUP-i kasutada.
- Valige lahter, kus soovite VLOOKUP-i tulemust kuvada.
- Tippige valitud lahtrisse valem =VLOOKUP(.
- Määrake otsinguväärtus, mis on väärtus, mida soovite tabelist leida.
- Märkige lahtrite vahemik, kust otsinguväärtus tuleks leida.
- Valige veeru number, millest soovite väärtuse tuua.
- Määrake, kas soovite täpset või ligikaudset vastet.
- VLOOKUP-i tulemuse saamiseks sulgege sulud ja vajutage sisestusklahvi.
Funktsioon VLOOKUP võeti esmakordselt kasutusele 1980. aastate alguses arvutustabelitarkvara Lotus 1-2-3 osana. Selle võime tõhusalt otsida ja hankida andmeid suurtes andmekogumites saavutas kiiresti populaarsuse, muutes selle ettevõtete ja eraisikute jaoks oluliseks tööriistaks. Aastate jooksul on VLOOKUP-ist saanud tabelarvutusprogrammide (nt Excel ja Smartsheet) põhifunktsioon, mis annab kasutajatele võimaluse andmeid tõhusalt analüüsida ja korraldada. Selle kasutajasõbralik liides ja võimsad võimalused on kindlustanud selle koha andmehalduse ja analüüsi olulise funktsioonina.
Millal peaksite VLOOKUP-i kasutama?
Millal peaksite Smartsheetis VLOOKUP-i kasutama? Kasutage VLOOKUP-i, kui teil on vaja:
- Andmete hankimine teiselt lehelt või tabelist.
- Otsige ühise identifikaatori põhjal konkreetseid väärtusi.
- Ühendage mitmest allikast pärit andmed ühele lehele.
- Värskendage andmeid automaatselt, kui lähteandmed muutuvad.
- Tehke täpsemaid arvutusi, kasutades mitme tabeli andmeid.
Kuidas teha Smartsheetis VLOOKUP-i?
Kas otsite tõhusat viisi Smartsheetis konkreetsete andmete otsimiseks ja toomiseks? Otsige kaugemale kui VLOOKUP! Selles jaotises juhendame teid Smartsheetis VLOOKUP-i teostamise etappide kaudu. Me käsitleme kõike alates teie andmete ettevalmistamisest kuni valemi sisestamiseni ja teie otsingu jaoks õigete valikute valimiseni. Alustame selle kasuliku tööriista haldamiseks ja analüüsimiseks Smartsheetis teie andmete haldamiseks ja analüüsimiseks.
1. samm: valmistage ette oma andmed
Andmete ettevalmistamine on Smartsheetis VLOOKUPi tegemise esimene oluline samm. Järgige neid samme, et tagada, et teie andmed on otsinguks valmis.
- Korraldage oma andmeid: korraldage oma andmed selgete päiste ja ühtse vorminguga struktureeritud vormingus.
- Andmete puhastamine: eemaldage kõik duplikaadid, vead või mittevajalikud märgid, mis võivad otsingu täpsust takistada.
- Andmete sortimine: sortige andmed kasvavas või kahanevas järjekorras veeru alusel, mida kasutate otsinguväärtusena.
- Puuduvate väärtuste kontrollimine: veenduge, et otsinguveerus või tabelimassiivis poleks tühje lahtreid ega puuduvaid väärtusi.
- Andmete vormindamine: täpsete tulemuste tagamiseks kasutage sobivaid andmevorminguid, nagu numbri- või kuupäevavormingud.
Järgides neid samme, valmistute Smartsheetis edukaks VLOOKUPiks ja suurendate oma tulemuste täpsust. Lisaks veenduge korralikult Valmistage oma andmed ette enne VLOOKUPi sooritamist.
töövoo haldamise tööriist
2. samm: valige otsinguväärtuse jaoks lahter
VLOOKUP-i tegemiseks rakenduses Smartsheet järgige otsinguväärtuse lahtri valimiseks järgmisi samme.
- Avage oma Smartsheet'i dokument ja liikuge soovitud töölehele.
- Valige otsinguväärtuse jaoks soovitud lahter.
- Klõpsake lahtril selle aktiveerimiseks ja aktiivseks lahtriks muutmiseks.
- Sisestage valitud lahtrisse otsinguväärtus, mis võib olla konkreetne väärtus või lahtriviide.
- Veenduge, et otsinguväärtus oleks õigesti sisestatud ja see ühtiks tabelimassiivi väärtuste vorminguga.
Funktsioon VLOOKUP võeti kasutusele arvutustabelitarkvaras, et võimaldada kasutajatel otsida tabelist väärtusi ja hankida vastavaid andmeid. Sellest ajast on saanud laialdaselt kasutatav funktsioon erinevates rakendustes, sealhulgas Smartsheet, kuna see on kasulik andmete tõhusal korraldamisel ja analüüsimisel.
3. samm: sisestage VLOOKUPi valem
VLOOKUP-i valemi sisestamine Smartsheetis hõlmab mõnda lihtsat sammu.
- Valmistage oma andmed ette, korraldades need veergudesse või tabelisse.
- Valige lahter, kuhu soovite VLOOKUP-i valemi sisestada.
- Sisestage VLOOKUP valem, tippides =VLOOKUP(otsingu_väärtus, tabeli_massiiv, veergude_indeksi_arv, [vahemiku_otsing]).
- Valige tabeli massiiv, klõpsates ja lohistades, et tõsta esile lahtrivahemik, mis sisaldab otsitavaid andmeid.
- Sisestage veeru indeksi number, et määrata, milline tabelimassiivi veerg sisaldab väärtust, mida soovite tuua.
- Valige täpse vaste suvand, sisestades FALSE või 0, et tagada täpse vaste nõue.
- Valemi lõpetamiseks vajutage sisestusklahvi ja lohistage see alla, et seda vajadusel teistele lahtritele rakendada.
4. samm: valige tabelimassiivi
VLOOKUP-i kasutamisel Smartsheetis on neljas samm tabelimassiivi valimine. See on lahtrite vahemik, mis sisaldab andmeid, millest soovite teavet hankida. Tabelimassiivi valimiseks toimige järgmiselt.
- Klõpsake lahtril, kuhu sisestasite VLOOKUP valemi.
- Valiku alustamiseks sisestage vasak nurksulg ([).
- Tabelimassiivi moodustavate lahtrite vahemiku valimiseks klõpsake ja lohistage.
- Sisestage valiku sulgemiseks parempoolne nurksulg (]).
- Valemi lõpetamiseks vajutage sisestusklahvi.
Tabelimassiivi õigesti valides tagate, et funktsioon VLOOKUP otsib otsinguväärtust määratud lahtrivahemikus.
5. samm: sisestage veeru indeksi number
Veeru indeksi numbri sisestamiseks VLOOKUP-i valemis:
- Valige lahter, kus soovite tulemust kuvada.
- Alustage VLOOKUP valemi tippimist, alustades võrdusmärgist (=).
- Pärast otsinguväärtust ja tabelimassiivi sisestage järgmise argumendi juurde liikumiseks koma (,).
- Sisestage veeru indeksi number, mis tähistab andmete otsimiseks soovitud veergu.
- Valemi lõpetamiseks ja tulemuse kuvamiseks vajutage sisestusklahvi.
- Vajadusel teistele lahtritele rakendamiseks lohistage valem alla.
6. samm: valige Täpse vaste valik
VLOOKUPis täpse vaste valimiseks toimige järgmiselt.
- 1. samm: valmistage oma andmed ette.
- 2. samm: valige otsinguväärtuse lahter.
- 3. samm: sisestage VLOOKUP valem.
- 4. samm: valige tabeli massiiv.
- 5. samm: sisestage veeru indeksi number.
- 6. samm: valige Täpse vaste valik .
- 7. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valem.
Valides Täpse vaste valiku, tagastab VLOOKUP ainult tulemused, mis vastavad täpselt otsinguväärtusele, tagades andmete täpse kättesaamise.
7. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valem
VLOOKUP-i valemi täitmiseks Smartsheetis toimige järgmiselt.
- Valmistage oma andmed ette.
- Valige otsinguväärtuse lahter.
- Sisestage VLOOKUP valem.
- Valige tabeli massiiv.
- Sisestage veeru indeksi number.
- Valige täpse vaste valik.
- 7. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valemit, et seda teistele lahtritele rakendada.
Pidage meeles, et pärast sisestusklahvi vajutamist saate teiste lahtrite täitmiseks valemit lohistada. See kiire näpunäide säästab teie aega, kui rakendate VLOOKUP-i valemit mitmele reale või veerule.
Millised on näpunäited VLOOKUP-i kasutamiseks Smartsheetis?
Smartsheeti ühe võimsaima ja mitmekülgsema funktsioonina on VLOOKUP väärtuslik tööriist andmete analüüsimiseks ja korraldamiseks. Selle funktsiooni valdamine võib aga olla keeruline, eriti algajatele. Selles jaotises käsitleme mõningaid kasulikke näpunäiteid VLOOKUPi kasutamiseks Smartsheetis, et muuta teie andmehaldus tõhusamaks ja tulemuslikumaks. Alates nimega vahemike kasutamisest tabelimassiivide jaoks kuni VLOOKUP-i kombineerimiseni teiste funktsioonidega – käsitleme mitmesuguseid tehnikaid, mis aitavad teil sellest funktsioonist maksimumi võtta.
1. Kasutage tabelimassiivide jaoks nimega vahemikke
Nimega vahemike kasutamine tabelimassiivide jaoks rakenduses VLOOKUP võib oluliselt parandada teie valemite loetavust ja hallatavust. Siin on sammud nimeliste vahemike kasutamiseks Smartsheetis:
kuidas panna rakendusi Windows 10 avaekraanile
- Looge oma tabelimassiivile nimega vahemik, valides lahtrid, mida soovite kaasata, ja andes sellele kirjeldava nime.
- VLOOKUP valemis kasutage tabelimassiivi otse valimise asemel vahemikule määratud nime.
- Nii on lihtsam mõista, millistele andmetele viitate, eriti kui töötate suurte andmekogumitega.
- Kui vahemikku on vaja värskendada, muutke lihtsalt nimega vahemikku, selle asemel et muuta kogu lehel valemit.
Nimega vahemike kasutamine mitte ainult ei paranda teie valemite loetavust ja hooldatavust, vaid võimaldab ka tulevikus hõlpsamini värskendada.
2. Kasutage osaliste vastete jaoks metamärke
Kui kasutate rakenduses Smartsheet funktsiooni VLOOKUP, saate osaliste vastete tegemiseks kasutada metamärke, nagu tärn (*) või küsimärk (?). Siin on samm-sammult juhend, kuidas seda teha:
- 1. samm: valmistage oma andmed ette
- 2. samm: valige otsinguväärtuse lahter
- 3. samm: sisestage VLOOKUP valem
- 4. samm: valige tabeli massiiv
- 5. samm: sisestage veeru indeksi number
- 6. samm: valige suvand Täpne vaste
- 7. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valem
Lisades otsinguväärtusesse metamärke, saate sobitada osalist teksti või leida väärtusi teatud mustritega, muutes selle eriti kasulikuks suurte andmehulkade käsitlemisel või sarnaste väärtuste leidmisel.
3. Kasutage vigade käsitlemiseks funktsiooni IFERROR
VLOOKUP-i vigade käsitlemiseks võite kasutada IFERROR funktsioon rakenduses Smartsheet. Funktsiooni IFERROR rakendamiseks toimige järgmiselt.
- 1. samm: valmistage oma andmed ette.
- 2. samm: valige otsinguväärtust sisaldav lahter.
- 3. samm: sisestage valem VLOOKUP, sealhulgas funktsioon IFERROR.
- 4. samm: valige tabeli massiiv.
- 5. samm: sisestage veeru indeksi number.
- 6. samm: valige täpse vaste valik.
- 7. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valemit, et seda teistele lahtritele rakendada.
Funktsioon IFERROR on kasulik tööriist VLOOKUP-i protsessi käigus tekkida võivate vigade käsitlemiseks, näiteks kui otsinguväärtust ei leita. Funktsiooni IFERROR kaasamisega saate vea asemel kuvada konkreetse väärtuse või teate. See tagab teie arvutustabeli täpsuse ja välistab võimalikud vead.
Tõsilugu: Projektijuht Sarah kasutas rakenduses Smartsheet VLOOKUP-i, et hankida andmeid suurest andmekogumist. Siiski ilmnes tal tõrkeid, kui mõnda otsinguväärtust ei leitud. Kasutades funktsiooni IFERROR, suutis Sarah neid vigu tõhusalt käsitleda ja kuvada teate, mis näitab, et väärtust ei leitud. See võimaldas tal andmetega töötamist ilma katkestusteta jätkata, säästes aega ja tagades projekti täpsuse.
4. Ühendage VLOOKUP muude funktsioonidega
Funktsiooni VLOOKUP kombineerimine teiste funktsioonidega Smartsheetis võimaldab täpsemat andmete analüüsi ja manipuleerimist. Selle ülesande täitmiseks on järgmised sammud.
- 1. samm: valmistage oma andmed ette ja veenduge, et need on õigesti struktureeritud.
- 2. samm: valige lahter, kus soovite funktsiooni VLOOKUP kasutada.
- 3. samm: sisestage VLOOKUP valem, määrates otsingu väärtuse ja tabeli massiivi.
- 4. samm: valige veeru indeksi number, mis näitab, millise veeru väärtust soovite tuua.
- 5. samm: täpsete tulemuste saamiseks valige täpse vaste valik.
- 6. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valem alla, et seda teistele lahtritele rakendada.
Kombineerides funktsiooni VLOOKUP teiste funktsioonidega, nagu IF, SUM või CONCATENATE, saate teha keerukamaid arvutusi ja luua dünaamilisi aruandeid. Näiteks saate funktsiooni VLOOKUP kasutada koos funktsiooniga IF, et luua otsingutulemuste põhjal tingimuslauseid.
Millised on VLOOKUPi levinumad vead ja kuidas neid parandada?
- Vale otsinguväärtus: veenduge, et VLOOKUP valemis otsitav väärtus ühtiks otsingutabelis olevate andmetega.
- Puuduv või valesti joondatud veerg: kontrollige veel kord, et veeru indeksi number valemis ühtiks otsingutabeli õige veeruga.
- Puuduv vahemiku otsing: kui kasutate täpset vastet, lisage valemis vahemiku otsingu väärtuseks kindlasti VÄÄR või 0.
- Peidetud lahtrid: kui mõni VLOOKUP-i valemis osalev lahter on peidetud, võib see põhjustada vigu. Probleemi lahendamiseks tooge lahtrid esile.
Nende levinud vigade vältimiseks rakenduses VLOOKUP vaadake alati üle valemisüntaks ja kontrollige kasutatud väärtusi ja viiteid veel kord. Lisaks võib valemi hindamise funktsiooni kasutamine aidata probleemide tõrkeotsingut. Head VLOOKUP-i tegemist!
#N/A Viga
Viga #N/A on Smartsheetis funktsiooni VLOOKUP kasutamisel tavaline probleem. See ilmneb siis, kui määratud tabelimassiivist otsinguväärtust ei leita. Selle vea parandamiseks võite proovida järgmisi samme.
- Kontrollige otsinguväärtust veel kord, et tagada selle olemasolu tabelimassiivis.
- Veenduge, et tabelimassiivi vahemik on õige ja sisaldab otsinguväärtust.
- Veenduge, et veeru indeksi number oleks täpne, näidates, millisest veerust andmeid hankida.
- Kaaluge funktsiooni IFERROR kasutamist, et kuvada kohandatud teade või alternatiivne väärtus vea #N/A asemel.
Arvutiprogrammeerimise algusaegadel tähistati vigu sageli numbrite või koodidega. #N/A viga, tuntud ka kui mittekättesaadav tõrge, tekkis selleks, et näidata, kui andmeid ei õnnestunud leida või tuua.
#REF! Viga
#REF! viga VLOOKUPis ilmneb siis, kui viidatud lahtrivahemik kustutatakse või teisaldatakse. Selle probleemi lahendamiseks kontrollige vahemikku veel kord, veendumaks, et see on õige ja sisaldab kogu tabeli massiivi. Kui vahemik kustutati, taastage see või värskendage valemit, et viidata õigele vahemikule. Et vältida kokkupuudet #REF-iga! viga, kaaluge lahtriviidete asemel nimega vahemike kasutamist. See annab suurema paindlikkuse juhuks, kui tabelimassiivi muutub. Lisaks on töölehe paigutuse muutmisel oluline valemeid regulaarselt üle vaadata ja värskendada. Järgides neid soovitusi, saate minimeerida #REF! viga teie VLOOKUP valemites.
#VÄÄRTUS! Viga
#VÄÄRTUS! viga VLOOKUPis ilmneb siis, kui valem ei leia määratud otsinguvahemikus väärtust. Selle vea parandamiseks toimige järgmiselt.
sülearvuti puuteplaadil paremklõps
- Kontrollige otsinguväärtust: veenduge, et otsitav väärtus oleks õigesti sisestatud ja see ühtiks otsinguvahemikus olevate väärtuste vorminguga.
- Kontrollige veeru indeksi numbrit: veenduge, et veeru indeksi number oleks täpne ja osutaks otsinguvahemikus õigele veerule.
- Puuduvate andmete kontrollimine: kui otsinguvahemikus puuduvad väärtused, võib see põhjustada #VALUE! viga. Enne valemi VLOOKUP kasutamist sisestage kõik puuduvad andmed.
- Kasutage veakäsitlust: mähkige VLOOKUP valem funktsiooniga IFERROR, et kuvada kohandatud veateade või vaikeväärtus, mitte #VALUE! viga.
#NAME? Viga
Nimi? viga VLOOKUPis ilmneb siis, kui valemis määratud veeru nime tabelimassiivist ei leita. Selle vea parandamiseks veenduge, et veeru nimi oleks õigesti kirjutatud ja ühtiks tabelimassiivi veerupäisega. Kontrollige, kas veeru nimes pole tühikuid, erimärke või puuduvaid märke. Kui veeru nimi on tekstistring, lisage see kindlasti jutumärkidesse. Lisaks veenduge, et tabeli massiiv on õigesti valitud ja sisaldab määratud nimega veergu. Nende üksikasjade kinnitamisega saate lahendada probleemi #NAME? viga rakenduses VLOOKUP.
Millised on alternatiivid VLOOKUP-ile Smartsheetis?
Kuigi VLOOKUP on Smartsheetis sageli kasutatav funktsioon, on tegelikult mitu alternatiivi, mis võivad sarnaseid tulemusi saavutada. Selles jaotises uurime erinevaid valikuid, mis on saadaval Smartsheetis otsingu tegemiseks, sealhulgas funktsiooni INDEX/MATCH, funktsiooni HLOOKUP, funktsiooni XLOOKUP ja FILTER. Mõistes iga alternatiivi erinevaid võimalusi ja piiranguid, saate valida oma konkreetsete vajaduste jaoks parima valiku ning luua tõhusamaid ja tõhusamaid arvutustabeleid.
INDEX/MATCH Funktsioon
Funktsioon INDEX/MATCH on võimas alternatiiv Smartsheet'i funktsioonile VLOOKUP, pakkudes andmete toomisel suuremat paindlikkust. Funktsiooni INDEX/MATCH kasutamiseks Smartsheetis järgige neid samme.
- 1. samm: valmistage oma andmed ette.
- 2. samm: sisestage INDEXi valem, et määrata väärtuste vahemik, mida soovite otsida.
- 3. samm. Sisestage MATCH valem, et määrata otsinguväärtus ja vahemik, kust soovite vaste leida.
- 4. samm: soovitud väärtuse leidmiseks ühendage valemid INDEX ja MATCH.
- 5. samm: vajutage sisestusklahvi ja lohistage valemit, et seda vajadusel teistele lahtritele rakendada.
Kasutades funktsiooni INDEX/MATCH, saate ületada funktsiooni VLOOKUP piirangud ja teha oma Smartsheet lehtedel keerukamaid otsinguid.
HLOOKUP funktsioon
The HLOOKUP Funktsioon Smartsheet võimaldab kasutajatel otsida väärtust vahemiku ülemisest reast ja hankida määratud reast vastava väärtuse samas veerus. Selle funktsiooni kasutamiseks toimige järgmiselt.
kuidas autentida uude telefoni
- Valmistage oma andmed ette, korraldades need tabelivormingus.
- Valige lahter, kuhu soovite otsinguväärtuse sisestada.
- Sisestage valitud lahtrisse HLOOKUP valem.
- Valige lahtrite vahemik, mis sisaldab otsingutabelit.
- Määrake rea number, kust soovitud väärtus tuua.
- Täpse vaste või ligikaudse vaste leidmiseks valige täpse vaste valik.
- Vajutage sisestusklahvi ja lohistage valemit, et seda vajadusel teistele lahtritele rakendada.
Järgides neid samme, saavad kasutajad tõhusalt kasutada funktsiooni HLOOKUP Smartsheetis konkreetsete kriteeriumide alusel soovitud väärtuste hankimiseks tabelist.
Funktsioon XLOOKUP
The XLOOKUP Funktsioon on Smartsheet'i võimas tööriist, mis võimaldab kasutajatel otsida ja tuua andmeid paindlikumalt ja tõhusamalt. See pakub traditsioonilise VLOOKUP-funktsiooni ees mitmeid eeliseid.
- Paindlikkus: Funktsioon XLOOKUP saab otsida väärtusi nii veergudest kui ka ridadest, võimaldades dünaamilisemaid otsingustsenaariume.
- Mitu kriteeriumi: Funktsioon XLOOKUP toetab mitut otsingukriteeriumi, muutes konkreetsete andmete leidmise lihtsamaks.
- Täiustatud veakäsitlus: Funktsioon XLOOKUP saab vigu tõhusamalt käsitleda, kasutades kohandatud veateadete kuvamiseks funktsiooni IFERROR.
- Parem jõudlus: Funktsioon XLOOKUP toimib suurte andmehulkade puhul kiiremini kui VLOOKUP.
Lisades oma Smartsheet'i valemitesse funktsiooni XLOOKUP, saate andmeotsingu protsesse sujuvamaks muuta ja tootlikkust suurendada.
FILTRI funktsioon
The FILTER funktsioon in Smartsheet on võimas tööriist konkreetsete andmete eraldamiseks lahtritest teatud kriteeriumide alusel. See võimaldab kasutajatel luua oma andmetest dünaamilisi ja kohandatud vaateid.
Funktsiooni FILTER kasutamiseks Smartsheetis toimige järgmiselt.
- Valige andmete vahemik, mida soovite filtreerida.
- Sisestage valem FILTER, määrates filtreerimise kriteeriumid.
- Funktsiooni FILTER rakendamiseks vajutage sisestusklahvi.
- Filtreeritud andmed kuvatakse määratud kriteeriumide alusel.
Lisaks saab keerulisemate arvutuste tegemiseks kombineerida funktsiooni FILTER teiste funktsioonidega, nagu COUNTIF või SUMIF.
Naljakas fakt: Funktsioon FILTER võib Smartsheetis andmeanalüüsi oluliselt tõhustada, säästes aega ja suurendades tõhusust.