Kuidas SharePointis töövoogu luua

SharePointi töövoo ülevaade

SharePointi töövoog võib automatiseerimisega äriprotsesse lihtsustada. See aitab jälgida protseduure, hallata ressursse ja edastada teadmisi. Saadaval on eelehitatud töövood, nagu kinnitusprotsessid ja taotluste haldamine. Kuid töövoogude kohandamine Power Automate'iga võib aidata organisatsioonidel sellest veelgi rohkem kasu saada.

SharePointis töövoo loomiseks tehke järgmist.

1. Minge saidile, kuhu soovite töövoo lisada.
2. Liikuge saidi seadete lehele.
3. Valige menüüst „Saiditoimingud” „saidi funktsioonid”.
4. Klõpsake nuppu „Loo töövoog SharePointi kujundajas”.

SharePointi kujundaja võimaldab teil töövoo aspekte visuaalselt kohandada. Jälgige tingimusi, mis käivitavad töövoo, ja määrake vastutustundlikele isikutele ülesanded. Automatiseerimisest maksimumi saamiseks kasutage protsesside lihtsustamiseks Power Automate'i malle.

Muutke töövoog nende SharePointi häälestusnõuannetega lihtsaks!

Töövoo seadistamine SharePointis

Määratud eesmärkide ning kindlaksmääratud protsessi ja osalejatega töövoo seadistamiseks SharePointis peate järgima õigeid samme. Selles jaotises käsitleme lühidalt töövoo eesmärkide määratlemise, protsessi ja osalejate tuvastamise, töövoo etappide ja toimingute kavandamise ning töövoomallide loomise alajaotisi. Need sammud pakuvad terviklikku lahendust töövoo loomiseks SharePointis.

Töövoo eesmärkide määratlemine

Edu tagamiseks Jaotuspunkt , peavad eesmärgid olema selgelt määratletud. Eesmärgid peaksid olema realistlikud ja keskenduma organisatsiooni vajadustele. Kaasake lõppkasutajad juba varakult KPI-de või muude edumeetmete määratlemisse. Lisaks ohutus ja turvalisus tuleb arvestada.

Pro nõuanded: Veenduge, et kõik sidusrühmad oleksid kaasatud eesmärkide seadmisse, et saada osalust ja hoida kõiki õigel teel. Täiustage töövoo detektiivitööd Jaotuspunkt !

Protsessi ja osalejate tuvastamine

Tuvastage protsess ja osalejad, et töövoog SharePointis sujuvalt toimiks. Määrake vajalikud sammud ja kes igas etapis osalevad. Hea suhtlus kõigi asjaosalistega muudab protsessi paremaks, vähendab vigu ja loob vastutuse.

Peamised sammud selle saavutamiseks:

1. Määrake rollid ja kohustused.
2. Kaasake sidusrühmad, et kõik teaksid oma ülesandeid ja saaksid anda oma panuse.
3. Seadistage vahe-eesmärkide jälgimiseks ja edusammude mõõtmiseks raamistik.

Vaadake töövoogu regulaarselt üle. Kinnitage protsess ja otsige parendusvõimalusi. Juhendajate ülevaated näitavad töötajate vahelist läbipaistvust.

Sest edu:

• Tuvastage protsess ja osalejad
• Määrake rollid ja kohustused
• Jälgi verstaposte ning kaasata sidusrühmad protsesside loomisse ja ülevaatamisse

Saate samm-sammult juhise abil saavutada täiusliku toimingute jada.

Töövoo etappide ja toimingute kavandamine

Töövoo kujundamisel määratlege eesmärk ja määrake soovitud tulemus . Seejärel määrake kindlaks konkreetsed ülesanded ja kes nende eest vastutavad. Kirjeldage igal etapil kinnitusi, arvustusi ja teatisi. Ehitage ja testige töövoogu .

Pidage seda meeles ressursse, ajakavasid ja riske kõik mõjutavad disaini. Aitasime kliendi raamatupidamisosakonnas ebaefektiivsete manuaalsete protsessidega, luues tema vajadustele kohandatud töövood. See säästis aega ja raha, suurendades täpsust igal etapil – mille tulemuseks on tuhandete dollarite säästmine aastas! Niisiis, asume korraldama – on aeg olla töövoo viisard!

Töövoo mallide loomine

Töövoomallide loomine on kohustuslik iga SharePointi administraatori jaoks. See automatiseerib protsesse, säästes aega ja suurendades tõhusust. Siin on, mida teha.

kuidas arvuti klaviatuuri avada

1. Avage saiditoimingud> Saidi sätted> Saidimallid.
2. Klõpsake nuppu Loo olemasolevast saidimallist ja valige Töövooprotsess.
3. Täitke üksikasjad, nagu nimi, kirjeldus ja rühma nimi. Seejärel klõpsake nuppu OK.
4. Kohandage malli, lisades tingimusi või toiminguid.
5. Avaldage mall ja kasutage seda mitmel saidil.

Pidage meeles, et töövoomalli loomine nõuab tehnilist arusaamist SharePoint Designer või Visual Studio . Siiski on palju samm-sammuliste juhistega veebiressursse.

SharePointil on ka suurepärane funktsioon, kus kasutajad saavad seda teha dokumentide muudatuste jälgimine . Kui faili uus versioon salvestatakse kinnitatud teeki või loendisse, a Töövoomalli e-posti uuendusteatis saadetakse valitud kasutajatele.

2013. aastal tegi Microsoft automatiseeritud protsesside juurutamise veelgi lihtsamaks Korduvkasutatavad töövood . See muudab töövoomallide loomise skaleeritavamaks ja vähendab administraatorite ülesandeid.

Töövoo käivitamine SharePointis on nagu automaatsete ülesannete käivitamine hästi õlitatud masinaga!

Töövoo käivitamine SharePointis

Töövoo käivitamiseks SharePointis käivitamise, edenemise jälgimise ja jälgimise ning erandite ja vigade käsitlemise alamjaotistega toimige järgmiselt. Esmalt käivitage töövoog SharePointi menüüvalikute abil. Pärast käivitamist jälgige jälgimis- ja jälgimisfunktsiooni abil edenemist. Lõpuks olge valmis käsitlema kõiki erandeid või vigu, mis võivad protsessi käigus tekkida.

Töövoo käivitamine

Töövoo käivitamine SharePointis on lihtne viis tüütuid toiminguid automatiseerida! Siin on 5 lihtsat sammu alustamiseks:

1. Avage SharePointi sait, kus töövoog tuleks käivitada
2. Minge loendisse või teeki, mis sisaldab töötavaid dokumente
3. Klõpsake lindimenüüst 'Töövoog' ja seejärel 'Lisa töövoog'.
4. Valige mall, kohandage seda ja konfigureerige see vastavalt oma vajadustele
5. Vaadake seaded üle ja kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu 'Lõpeta'.

SharePoint paistab silma oma võimega kohandada töövooge vastavalt ainulaadsetele ärinõuetele! Lisaks saavad mittetehnilised kasutajad hõlpsasti käivitada kasutajasõbralike funktsioonidega töövood.

Töövoogude kasutuselevõtt SharePointis on muutis ettevõtete toimimise pöördeliseks . Sellel integratsioonil on volitatud organisatsioonid kontrolli üle võtma protsesse, mis toob kaasa parema tootlikkuse ja parema kasumi. Tööülesannete automatiseerimine vabastab töötajad keskenduma äritegevuse põhifunktsioonidele, mille tulemuseks on paremad tulemused. Töövoo edenemise ignoreerimine on nagu silmaklappidega sõitmine – see on katastroofi retsept!

Töövoo edenemise jälgimine ja jälgimine

Oluline on oma SharePointi töövoogu tähelepanelikult jälgida veendumaks, et kõik sujub tõrgeteta. Ärge laske ülesannetel ega tähtaegadel käest libiseda ja protsessi aeglustada. Proovige neid näpunäiteid töövoo edenemise jälgimiseks ja jälgimiseks.

1. Saate meilimärguandeid, kui ülesanded on antud või lõpetatud.
2. Vaadake määratud ülesannete ja nende olekute jaoks töövooülesannete loendit.
3. Kohandage SharePointi vaateid, et filtrite abil ülesandeid jälgida.
4. Koostage armatuurlaud KPI-dega, nagu valmimismäär, viivisemäär jne.
5. Eksportige andmed SharePointi loenditest CSV-vormingusse edasiseks analüüsiks.

Lisaks vaadake töövoo ajalugu, et mõista, kuidas iga liigutus protsessi mõjutab. Reaalajas jälgimise abil saate kiiresti märgata probleeme või teetõkkeid. Pidage neid nõuandeid meeles, kui alustate SharePointis uut töövoogu.

On teatatud, et Microsoft SharePointi kasutab enamik Ameerika ettevõtteid . Töövoo probleemid võivad olla takistuseks – kuid õige käsitsemisega saate neist üle!

Töövoo erandite ja vigade käsitlemine

Kui ilmnevad töövoo erandid ja vead, on kiired ja strateegilised meetodid protsessi tõhususe tagamiseks hädavajalikud. Siin on a 6-astmeline juhend nende haldamiseks :

1. Probleemi allika tuvastamiseks uurige töövoo olekuaruandeid.
2. Peatage töövoog, kui on vaja teha vajalikke muudatusi.
3. Probleemide lahendamiseks muutke töövoogu.
4. Taaskäivitage muudetud töövoog, et näha, kas see töötab sujuvalt.
5. Kontrollige äsja loodud logisid, kui probleeme on ikka veel.
6. Kui miski muu ei aita, otsige abi IT-toe meeskonnalt või kaaluge töövoo varasema versiooni juurde naasmist.

Isegi vähesed erandid või vead võivad aja jooksul koguneda ja põhjustada viivitusi. Seega on iga probleemi üksikasjalik mõistmine nende vähendamise võti.

Microsofti meeskonnad seisid paar aastat tagasi silmitsi oma töövoogudega. Nad tuvastasid allikana aja jooksul korrast ära niidid. Nad kasutasid ülaltooduga sarnaseid tehnikaid ja lahendasid probleemi. Nendest probleemidest aru saades ja kiiresti tegutsedes saame säästa aega ja tagada parema täpsuse.

Kas olete valmis SharePointi töövooge kohandama? Pange oma ülikond selga ja asuge asja kallale!

Töövoogude kohandamine SharePointis

SharePointi töövoogude hõlpsaks kohandamiseks on teie jaoks lahendus visuaalse kujundaja abil, töövoogude laiendamine SharePointi kujundajaga ja töövoogude integreerimine kolmanda osapoole rakendustega. Need alamjaotised aitavad teil töövoogu kohandada, andes teile võimaluse töövooge laiendada ja ühendada see teiste rakendustega suurema tõhususe tagamiseks ilma probleemideta.

Visual Designeri kasutamine töövoo kohandamiseks

SharePointi Visual Designer võimaldab teil kohandada töövooge äriprotsesside automatiseerimiseks. See pakub pukseerimisfunktsioonid toimingute, tingimuste ja tsüklite lisamiseks. Saate kohandada standardseid töövooge või luua täiesti oma töövooge.

Kohandamine võimaldab ettevõtetel täita oma unikaalseid vajadusi. Saate koostada kohandatud ülesandevormi InfoPath või HTML vormid , mis annab kasutaja sisendi üle suurema kontrolli. Lisaks meiliteavitused saab seadistada protsesside lõpuleviimiseks.

Microsoft võimaldab integreerida ka selliseid kolmandate osapoolte teenuseid nagu Dropbox või CRM süsteemid, näiteks Salesforce kohandatud toimingute kaudu. Jaotuspunkt REST API pakub võimalust kujundada kohandatud toiminguid andmete hankimiseks välistest allikatest.

Pro nõuanded: Töövoogude kohandamine on teie ettevõtte vajaduste rahuldamise ja korduvate toimingute automatiseerimise kaudu tootlikkuse parandamise võti. Testige kindlasti oma töövooge arendusetapis, et vältida vigu tootmiskeskkonnas.

Pange oma keeb selga ja avage oma supervõime SharePointi kujundaja ‚Äì see on teie eesmärk töövoogude järgmisele tasemele viimisel.

Töövoogude laiendamine SharePoint Designeriga

Kas soovite SharePointis töövooge kohandada? Lihtne teha SharePointi kujundaja ! See tööriist laiendab eelseadistatud töövooge ja võimaldab teil luua kohandatud protsesse, mis sobivad teie ettevõttega. Olemasolevate töövoogude muutmiseks avage programm ja valige see, mida soovite muuta. Kasutage etappide lisamiseks ja eemaldamiseks visuaalseid pukseerimistööriistu või koodivaadet. Lisage ka toiminguid, nagu meilid või ülesanded, ja tingimusi, mis nõuavad kasutaja sisendit või teatud tulemusi.

Lisaks saate SharePoint Designeriga luua kohandatud töövooge nullist. See sisaldab malle tavaliste äriprotsesside jaoks, nagu dokumentide kinnitamine või kuluaruanded. Kohandage neid malle vastavalt oma ettevõtte vajadustele ja need genereerivad automaatselt e-kirju ja kasutajate sisestatud ülesannete ülesandeid.

Pro nõuanded: Täiendavate näpunäidete ja töövoogude kohandamise tuge saamiseks vaadake SharePoint Designerile pühendatud veebiõpetusi ja kogukondi. Kes vajab sõpru, kui saate lihtsalt integreerida oma töövood kolmandate osapoolte rakendustega?!

Töövoogude integreerimine kolmandate osapoolte rakendustega

Peale tavaliste pistikute on olemas rakendusi mis pakuvad tasuta või tasulisi 'töövood' protsessi laiendamiseks ja automatiseerimiseks. Näiteks, DocuSigni pistik saab kasutada erinevate inimeste vahel sõlmitavate lepingute automaatseks suunamiseks, kasutades SharePointi teeke ja loendeid.

Valimine kolmanda osapoole rakendus integratsiooni jaoks? Asjad, mida tuleks arvestada: skaleeritavus, kulutõhusus ja kasutuslihtsus. Eelista ühte koos aktiivne ökosüsteem ja regulaarsed uuendused .

kuidas pinnal paremklõpsata

Töövoogude kujundamine ja haldamine? See on nagu kasside karjatamine . Välja arvatud see, et kassid on tegelikult erinevate arvamustega töökaaslased.

Töövoo kujundamise ja haldamise parimad tavad

Paindlikkuse ja mastaapsuse tagamiseks rakendage SharePointis töövoo loomise ajal turvalisust ja õigusi ning säilitage töövoo jõudlus ja optimeerimine. Need on mõned olulised kaalutlused, mida peate töövoogude kavandamisel ja haldamisel meeles pidama. Selles jaotises käsitleme töövoo kujundamise ja haldamise parimaid tavasid ning uurime lühidalt kõigi nende alajaotiste eeliseid.

Paindlikkuse ja mastaapsuse tagamine

Paindlikkus ja mastaapsus on töövoo kujundamisel ja juhtimisel võtmetähtsusega. Süsteemid peavad suutma kohaneda töökoormuse, protsesside ja tehnoloogia muutustega. Modulaarsed töövood jagage keerulised ülesanded väiksemateks komponentideks, et neid oleks lihtsam lisada, eemaldada või muuta. Automatiseerimine on oluline ka mastaapsuse jaoks. Pilvepõhised lahendused võib pakkuda nõudmisel arvutusressursse. Tõhususe optimeerimiseks vaadake üle ja jälgige jõudlusmõõdikuid. Läbi 40% ettevõtetest on aastaks 2023 kasutusele võtnud RPA tarkvara – rõhutades automatiseerimise vajadust töövoo kujundamisel. Pidage meeles – parim turvasüsteem on nii keeruline, et te ei mäleta oma parooli!

Turvalisuse ja lubade rakendamine

Turvalisus ja load on töövoogude hea kavandamise ja toimimise jaoks võtmetähtsusega. Teabe kaitsmiseks on oluline seadistada turvameetmed, mis kaitsevad tundlikke andmeid ja peatavad volitamata juurdepääsu. Siin on 6 sammu, mis aitavad teil turvalisust ja õigusi õigesti rakendada.

1. Tundlike andmete asukoht : alustage kogu kaitset vajava teabe leidmisega. See võib hõlmata finantsteavet või kliendiandmeid.
2. Juurdepääsutasemete välja selgitamine : otsustage, millised kasutajarühmad vajavad täielikku kontrolli teatud tüüpi andmete üle ja millised rühmad vajavad ainult piiratud juurdepääsu.
3. Lubade andmine rollide alusel : määrake igale kasutajarühmale rollid, otsustades, mida nad saavad töövoosüsteemis teha.
4. Paroolipoliitika rakendamine : veenduge, et kõigil kasutajatel oleks turvalised paroolid, mis vastavad nõuetele (nt tähtnumbrilised stringid või erimärgid).
5. Failide jagamise reeglite koostamine : looge selged juhised failide jagamiseks oma organisatsioonis. Otsustage, kes saab dokumenti jagada ja kuidas piirata failide jagamist piirkonna, ajavööndi jms alusel.
6. Tegevuslogide kasutamine : jälgige kõiki kasutajate logide või auditite kaudu tehtud töövoo toiminguid, et saaksite tegevusi üle vaadata, kui midagi tundub valesti või kui juhtub midagi halba.

Samuti on oluline anda meeskonnaliikmetele koolitusi parimate turvaprotokollide kohta. Õpetage neile, kuidas tuvastada võimalikke probleeme, nagu andmepüügimeilid, pahatahtlikud allalaadimised, korrapärane paroolide muutmine jne.

Lõpuks – heakskiitmisprotsessid peavad olema täpselt määratletud. Heakskiidu andmisel on oluline kehtestada ranged juhtimisjuhised – see takistab halbade kavatsustega inimestel lünkade tõttu protokolli rikkumast.

Neid samme järgides saavad ettevõtted kaitsta oma tundlikke andmeid ja suurendada vastutust. Isegi parim töövoo ülesehitus ei suuda korvata juhti, kes usub, et „mikrohaldus” on „tõhusa juhtimise” sünonüüm.

Töövoo toimivuse säilitamine ja optimeerimine.

Toimivuse ja optimeerimise säilitamiseks tuleks protsesse regulaarselt analüüsida ja täiustada . Määratlege ja jälgige Peamised jõudlusnäitajad (KPI-d) kitsaskohtade leidmiseks. Abiks võivad olla ka automatiseerimistööriistad ja standardimisprotseduurid.

Suhtlemine ja koostöö meeskonnaliikmete vahel on hädavajalik . Koolitusi tuleb läbi viia, et inimesed teaksid oma rolle ja kõiki uusi muudatusi töövoos. Töövoo optimeerimisse tuleks lisada klientide või klientide tagasiside. See aitab kohandada töövooge nende paremaks teenindamiseks.

McKinsey & Company's uuring näitab, et töövoogude optimeerimine võib tuua kaasa tootlikkus tõusis 30% .

Korduma kippuvad küsimused

K: Mis on SharePointi töövoog?

V: SharePointi töövoog on automatiseeritud sammude jada, mis aitab sujuvamaks muuta äriprotsesse ja ülesandeid. Tavaliselt hõlmab see dokumentide, ülesannete või üksuste teisaldamist kasutajate või rühmade vahel kinnitamiseks, ülevaatamiseks või redigeerimiseks.

K: Kuidas saan SharePointis töövoogu luua?

V. SharePointis töövoo loomiseks peate esmalt tuvastama äriprotsessi või ülesande, mida soovite automatiseerida. Seejärel kasutage oma vajadustele vastava kohandatud töövoo loomiseks rakendust SharePoint Designer või Microsoft Power Automate.

K: Mis on SharePoint Designer?

V: SharePoint Designer on Microsofti tasuta tööriist, mis võimaldab teil SharePointis töövooge kohandada ja luua. See pakub mitmesuguseid toiminguid ja tingimusi, mis võimaldavad teil luua keerukaid töövooge, mis automatiseerivad teie äriprotsesse ja ülesandeid.

K: Mis on Microsoft Power Automate?

V: Microsoft Power Automate on pilvepõhine tööriist, mis võimaldab teil luua SharePointi ja muude rakenduste vahel automatiseeritud töövooge. See pakub mitmesuguseid malle ja konnektoreid, mis lihtsustavad kohandatud töövoogude loomise protsessi.

K: Kuidas saan SharePointi töövoogu testida ja siluda?

V: SharePoint Designer ja Microsoft Power Automate pakuvad testimis- ja silumistööriistu, mis võimaldavad teil oma töövooge käitada ja tõrkeotsingut teha. Saate kasutada ka SharePointi sisseehitatud logimisfunktsiooni oma töövoogude oleku jälgimiseks ja probleemide tuvastamiseks.

K: Kas SharePointi töövoo loomiseks on mingeid häid tavasid?

V: Jah, SharePointi töövoo loomisel tuleb järgida mitmeid häid tavasid, sealhulgas selgete eesmärkide määratlemine, töövoo toimingute kirjeldavate nimede kasutamine, vigade käsitlemise ja eskalatsiooniteede kaasamine, töövoo testimine ja täpsustamine ning kõigi sidusrühmade koolitamise tagamine. selle kasutamise ja eeliste kohta.