Mis on töövoog? Töövoohalduse juhend algajatele

Kui vaatate Google'i esilehel, mis on töövoog, on esimene tulemus sõna otseses mõttes sõnastiku määratlus.

Tööstuslike, haldus- või muude protsesside jada, mille kaudu töö läheb algusest lõpuni.

Siis on teil Kissflow definitsioon, mis pole selgem:

Ülesannete jada, mis töötleb andmeid konkreetse tee kaudu alates algatamisest kuni lõpetamiseni.

Ja siis on see leht. Ja kuidas me määratleme töövoo?

lisage Outlooki distributsioonide loend

Töövoog on see, kuidas saate tööd teha.

Nüüd jõuame kuhugi.

Mis on töövoog?

Töövood on rida etappe, mis tuleb protsessis lõpule viia.

Mõelge sellele sõna otseses mõttes kui ühest etapist teise kulgevale tööle, olgu see siis kolleegi, tööriista või mõne muu protsessi kaudu. Saate täieliku töövoo läbi viia üksi (nt ajaveebi postituse kirjutamine, redigeerimine ja avaldamine) või see võib hõlmata mitut inimest (nt kliendile arve esitamine).

Miks on töövood olulised?

Ettevõtete jaoks võivad töövood muutuda äärmiselt keeruliseks.

Mõelge oma töötaja töölevõtmise protsessile. Selle protsessi korrektseks lõpuleviimiseks peavad koordineerima mitu erinevat osakonda. Lisaks uute talentide kaotamisele võib halb sisseelamine põhjustada ka tõsiseid vastavusprobleeme.

Sellel tasemel tuleb neid korralikult jälgida, hallata ja optimeerida, et tagada nende võimalikult tõhus toimimine.

Mis vahe on töövoogudel ja protsessidel?

Töövoog ja protsessi kasutatakse sageli vaheldumisi. Arvestades, et need on sageli sobitatud komplektina, on see mõistetav.

Ülaltoodud pildil on loetletud peamised erinevused töövoogude ja protsesside vahel, kuid peamine on järgmine:

A protsessi on meetod, mida kasutatakse esinema jada tegevused .

A töövoog on tööriist harjunud hõlbustada seda meetodit .

Kui pöördume tagasi töötaja sisseviimise näite juurde, koosneb protsess erinevatest sammudest, mida tuleb teha, näiteks:

• Paberid täidetud
• Tööjaam seadistatud
• Koolitus

Töövoog kaardistab need sammud selge struktuuriga, nii et diagrammil või kontroll-loendis on lihtne visualiseerida, mida tuleb teha.

Töövoo parimad tavad

Tõhusa töövoo loomiseks peate vastama kolmele olulisele küsimusele:

• Milliseid töid täpselt tuleb teha?
• Kes vastutab iga töö eest?
• Kui palju aega võtab iga ülesanne?

Nendele küsimustele vastates ja vastused diagrammiks või protsessiks struktureerides saate töövoo.

Mõõtes töö, mida tuleb teha, saate hallata, kui optimaalselt seda tehakse. Vastasel juhul pole teil aimugi, mis toimub või kus on teie meeskonna tegevuse kitsaskoht.

Töövoo etapid

Töövoo loomine koosneb 5 etapist:

1. Määrake ülesanded, mida tuleb teha
2. Tehke kindlaks, kes nende ülesannete eest vastutab
3. Korraldage ülesanded järjestikku
4. Testige töövoogu
5. Vaadake üle ja korrake

Töövoogude säilitamiseks on oluline harjutada pidevat täiustamist. Nende väikeste muudatuste tegemine tagab, et teie töövoog hõlmab ainult kõige vajalikumaid ja ajakohasemaid ülesandeid – ja te ei pea kulutama aega põhjalikule remondile.

Töövoo 3 põhikomponenti

Kuigi iga töövoo ülesannete arv võib varieeruda 8–80, koosneb iga töövoog kolmest põhikomponendist.

Päästiku:Sündmus, mis alustab töövoogu. See võib olla tegevus, otsus, konkreetne aeg või vastus millelegi.Ülesannete seeria/töö:See hõlmab kõiki töövooga seotud ülesandeid, inimesi ja tulemusi.Tulemused:Mida töövoog toodab. Tulemus või tulemus võib olla midagi käegakatsutavat, nagu teenuse ostmine, või abstraktsemat, näiteks teatud teabele juurdepääsu saamine.

Ülesannete seeriad hõlmavad suurema osa töövoost, kuid nii käivitaja kui ka tulemused on võrdselt olulised. Kui te ei tea, kus teie protsess peaks algama ja lõppema, on teie töövoog üsna kasutu.

Töövoogude tüübid

Kuna alati on kõige parem teha asju kolmekesi, on teil kolm peamist tüüpi töövoogu.

• Projekti töövood
• Lihtsad protsesside töövood
• Tingimuslik protsessi töövoog

Nende tüüpide täpse erinevuse väljaselgitamine võib mõnikord olla keeruline, kuid nagu iga asja puhul, peate veenduma, et kasutate töö jaoks õiget tööriista.

Projekti töövood on kõige lihtsam tüüp. Tavaliselt on need ühekordsed töövood, mis on loodud projekti õigel ajal hoidmiseks, et tulemused oleksid õigeaegsed, vastutus selge ja teie meeskonnal ei esineks kitsaskohti.

Võimalik, et saate projekti töövoo osi uuesti kasutada. Näiteks sisutiim loob mitu sisu.

Igaüks neist on väike projekt. Olenevalt erinevatest teguritest ei ole täpsed sammud alati samad. Alates üldisest protsessist on , aga saame sisu loomise töövoogu uuesti kasutada näiteks uurimistöö, arvustuste ja pilditaotluste jaoks.

Järgmiseks on teil lihtne protsessi töövoog . Seda tüüpi töövoog hõlmab kõiki teie prognoositavaid ja korratavaid ülesandeid. Arve saatmine või vaba aja kinnitamine on lihtsad protsessi töövood.

Ükskõik mis: midagi ei muutu. Töövoog järgib töövoogu iga kord täpselt samu aegu täpselt samal viisil.

Lihtne.

Lõpuks on seal tingimusliku protsessi töövoog . Need töövood kasutavad vormi kui siis loogika protsessi struktureerimiseks.

See on töövoogude romaan „Vali ise seiklus“: kui soovite koopast uurida, minge 13. ülesande juurde. Kui soovite linna uurida, minge 22. ülesande juurde.

Protsessi tänavas nimetame seda tingimuslikuks loogikaks, mis loob samas töövoos hargnemisrajad. See on suurepärane, sest see tähendab, et selliste asjade jaoks nagu pardaleminek või abipiletid vajate mitme olukorra jaoks ainult ühte töövoogu.

Palgaarvestusprotsessorite kliendile lisamise töövoog on suurepärane näide sellest, mida tingimusloogika täpselt suudab:

Kuidas palgatöötlejad kasutavad Process Streeti tingimusloogikat kliendi kaasamiseks

Töövoo optimeerimine

Leidsin hiljuti LinkedInis postituse, mis rääkis ärilistest moesõnadest ja kõnepruugist. Need moesõnad jagunesid kahte tüüpi:

• Liiga ebamäärane, et seda muul viisil kirjeldada (mõelge dünaamikale ja selle rühmadele)
• Nii ilmselged, et neid polnud vaja öelda (uuenduslikud, kliendikesksed jne)

Optimeerimine sarnaneb veidi nende moesõnadega. Me kõik teame, mida optimeerimine sõnastikus tähendab. Me kõik teame, et see on hea asi. Asjad on alati paremad, kui need on optimeeritud.

Mida aga optimeerimine töövooga seoses tähendab? Mida on optimeeritud töövoog ja kuidas seda saavutada?

Pidev täiustamine

Töövoo loomine on alles esimene samm. Ilma korraliku tähelepanuta võivad töövood kergesti takerduda ebatõhususe ja üleliigsete ülesannete tõttu.

Siin tulebki sisse pidev täiustamine. Oma töövooge perioodiliselt kontrollides saate veenduda, et need on ajakohased ja vastavad teie vajadustele. Seejärel saate otsustada, kas peate oma protsessides ja töövoogudes tegema järk-järgult või läbimurdelisi muudatusi.

Järkjärgulised muudatused on põhimõtteliselt sellised, nagu nad kõlavad: väikesed muudatused ja täiustused, mida teete siis, kui nendega kokku puutute.

Läbimurdelised muudatused on suured muudatused, mida tavaliselt tehakse rühmaülevaate ja otsustusprotsessi käigus. Kuigi võite leida end üsna sageli tegemas järkjärgulisi muudatusi, peate oma töövoo (ja võib-olla isegi protsessi) ümber hindama.

Six Sigma , DMAIC , lean ja kaizen on kõik tõeliselt kasulikud tööriistad pideva täiustamise rakendamiseks.

Töövoo automatiseerimine

Automatiseerimine on töövoo põhjus.

Töövood võtavad kõik need metsikud, intuitiivsed protsessid ja toovad nendesse korda. Kuid see ei tähenda, et automatiseerimine oleks töövoogu sisse ehitatud või isegi seda, et iga töövoog vajab automatiseerimist.

Segaduses veel?.

Töövoo automatiseerimine tuvastab, milliseid protsessi osi saab teha ilma suurema või igasuguse inimese kaasamiseta.

Mõned näited asjadest, mida võiksite automatiseerida, on järgmised.

• Standardse tervitusmeili saatmine
• Andmete ülekandmine arvutustabelisse
• Sündmuse lisamine kalendrisse
• Makse töötlemine

Need on kõik korduvad ülesanded, mis võivad iseenesest võtta vaid mõne minuti, kuid need minutid liidetakse.

Pealegi, seda suurem on inimliku eksimuse võimalus. Mõelge sellele: teid ootab ees tundidepikkune andmesisestus. Lihtsalt istusin ja panin terve päeva numbreid tulpadesse. Kõige põnevam oli see, kui Tony hommikul sõõrikutega kohale ilmus.

Alustate heade kavatsustega, kuid mis hetkel lähete autopiloodile? Millisel hetkel tabate kogemata lisanulli ja küsite kliendilt 500 dollari asemel 5000 dollarit? Või vastupidi? Nad on mõlemad halvad.

Sellepärast te automatiseerite.

Kui olete tuvastanud, milliseid ülesandeid automatiseerida, on rakendamine üsna lihtne. Tarkvaraga, nagu Zapier, saate seadistada integratsioone, et siduda ühes rakenduses olev päästik teise rakenduse tulemusega.

Andmed sisestad üks kord. See saadetakse kõikidesse kohtadesse, kus see olema peab. Teil on kõigi kanalite puhul täielik täpsus ja see maksab teile ainult nupu klõpsamiseks kuluva aja.

Töövoo eelised

Töövood vähendavad jäätmeid. Raisatud aeg, raisatud jõupingutused, raisatud ressursid.

Protsesside kaardistamisel saate kindlaks teha kitsaskohad ja üleliigsed ülesanded. Kui teate, kus need asuvad, saate need kõrvaldada. Siis saate koos oma meeskonnaga keskenduda vajalikele ülesannetele.

Töövood on suurepärased ka suhtlemise, vastutuse ja läbipaistvuse suurendamiseks. Töövoog peaks selgelt näitama, kes mille eest vastutab ja millal tulemus peaks valmima. Te ei pea oma meeskonda mikrojuhtima. Teie meeskond ei pea olema mikrojuhtimisega. Kõik on õnnelikumad.

Kuna protsessi kõik aspektid on töövoos dokumenteeritud, on kõigil meeskonnaliikmetel vajalik teave, kui nad seda vajavad. Suhtlemishäirete vähendamine suurendab tootlikkust – ja jätab teie meeskonna tööülesannete ja üksteise suhtes palju vähem pettunud.

Töövoo väljakutsed

Töövood vajavad pidevat tähelepanu. Te ei saa seda lihtsalt ehitada ja eeldada, et see töötab ideaalselt igavesti. Peate seda hooldama.

Töövoo hooldus võib olla aeganõudev ja keeruline – eriti kui te pole oma pideva täiustamise põhimõtteid järginud.

Kuid korrapärase hoolduse tegemata jätmine põhjustab tõsiseid probleeme:

• Ebatäpsed aja/kulu hinnangud
• Kommunikatsioonivead
• Oluliste sammude vahelejätmine või unustamine
• Heakskiidud on rakendatud ilma testimiseta – või vajaduse korral mitte rakendatud
• Kulud kitsaskohad

Mõelge töövoole nagu auto. Autod on tõesti kasulikud ja tõhusad. Tavaliselt saate autoga sõites kui kõndides lühema ajaga rohkem tehtud.

sql serveri versioonid

Lisaks ei pea kõike kaasas kandma.

Aga autod vajavad ülevaatust. Mõned on väikesed – uued rehvid, õlivahetused, emissioonitestid jne. Vahel tuleb natuke rohkem investeerida – näiteks uus starter või ventilaatoririhm. Iseenesest pole need asjad tegelikult suured.

Kui olete aga kunagi olnud liiga kaua ilma õlivahetuseta, teate täpselt, kui oluline võib olla regulaarne hooldus.

Töövoo tarkvara tööriistad ja müüjad

Kui kasutate Google'i töövoogu (mida te ilmselgelt tegite), näete täpselt, mitut tüüpi töövootarkvara seal on. Kui te alles alustate töövoogudega – mida te olete –, on raske täpselt kindlaks teha, milline neist pakub täpselt seda, mida parima hinna eest vajate.

Siin on mõned meie lemmiktöövoo loomise tööriistad:

Õhutatav nii hoiame end organiseerituna. Koos Õhutatav saate seadistada isikupärastatud vaateid, kohandatud kanban-tahvleid ja automatiseerida kõike alates kirje loomisest kuni meili saatmiseni.

ma vaatan on ideaalne tööriist töövoo kirjeldamiseks. ma vaatan toimib koostööna töötava tahvlina, kus kogu teie meeskond – kas kaug- või isiklikult – saab koos töötada, et ehitada üles see, mida vajate.

Loid on universaalne sõnumivahetuskeskus peaaegu iga meeskonna jaoks. Ja miks mitte? Loid integreerub peaaegu kõigi rakendustega, millega töötate. Saate hüpata vestlustesse, salvestada videoid ja jagada faile kõigi oma meeskonnaliikmetega – või ainult ühega. Ja seal on GIF-id. Kellele ei meeldiks hea GIF?

Protsessi tänav. Sa teadsid, et see tuleb, eks? Process Streeti töövood on meie tegevuse keskne tuum. Jõuvõtuvõlli päringud, liitumine, kasutajatugi, selle lehe loomine… Kõik on tehtud töövoo abil. Ja – kas Zapieri või meie esimese osapoole automatiseerimise kaudu – saab kõiki neid töövooge ühendada Slacki, Airtable’i ja ülejäänud meie tarkvarakomplektiga.

Kuidas töövoog välja näeb?

See on protsessi ülevaade:

Täpsemalt on see meie sisu loomise protsessi ülevaade. Selle protsessi töövoos on palju, palju rohkem samme, mitmesuguseid tingimuslikke teid ja palju automatiseerimist.

Aga siit see alguse sai. Kaheksa sammu, et jõuda ülesande algusest avaldamiseni.

Kui paluksite kellelgi sisumeeskonnast seda protsessi kirjeldada, olen nõus kihla vedama, et see poleks nii napisõnaline ega nii konkreetne. Mõnda sammu täpsustataks, osa jäetaks vahele ja kirjeldus ise oleks ilmselt üsna mittelineaarne.

Just nii töötavad inimeste ajud. Sellepärast on oluline oma protsess enne töövoo loomist visandada.

Nüüd muutub igaüks neist kaheksast etapist töövoo jaotiseks. Seejärel jagame iga sammu üksikuteks ülesanneteks.

Näiteks esimeses etapis saab Writer ülesande, töövoo ülesanded näevad välja umbes sellised:

1. Teema on valitud (Slacki kaudu genereeritud Airtable kirje)
2. Tähtaeg määratud (lisatud kalendrisse Process Streeti töövoo kaudu)
3. Määratud avaldamiskuupäev (lisatud kalendrisse töövoo kaudu)
4. Redigeerija on määratud (eetris olevat kirjet värskendatakse töövoo kaudu)
5. Disainimeeskond on määratud (Airtable'i kaudu loodud Airtable'i kirje)
6. Kirjutaja saab ülesande (teade saadi Slacki ja Process Streeti kaudu)

Kõik need kuus ülesannet on jagatud üheks toiminguks. See lihtsustab protsessi ja tagab, et midagi ei jää kõrvale. Ilma nende automatiseeringuteta oleks väga lihtne määrata kogemata tähtaeg, kuid mitte avaldamiskuupäev.

Kui need kuupäevad sisestataks kõigi jaoks käsitsi, võib iga meeskonnaliige töötada erinevate tähtaegade suunas – see võib põhjustada suuri kitsaskohti.

Kuidas oma töövoogudest maksimumi võtta

Pidage meeles, et töövoog on tööriist. See on kasulik ja mitmekülgne tööriist, kuid sellega ei saa kõike teha.

Töövoo loomisel peab teil olema selge arusaam protsessist, mille kallal töötate, ja tulemusest, mida soovite saavutada. Tehke kindlaks, milliseid ülesandeid saab automatiseerida ja millised vajavad praktilisemat lähenemist.

Mis kõige tähtsam, jätkake sellega tööd. Hea töövoog muutub pidevalt, sest teie protsess ja teie vajadused muutuvad pidevalt. Kui miski teie töövoos on muutunud üleliigseks või ebaoluliseks, vabanege sellest. Kui lisate protsessi uue sammu, lisage see kindlasti ka oma töövoogu.

Hea töövoog peaks tegema töö lihtsamaks, mitte keerulisemaks.