Kuidas Excelis töövoogu luua

Microsoft Excel töövood on reaalne asi, mis eksisteerib. Kas teadsite, et? ma ei teinud seda. Arvasin, et Excel on ainult diagrammide ja graafikute tegemiseks, kuid see on tõsi!

Töövooge saate tegelikult teha Exceli abil. Ja see ei pea olema eriti keeruline. Arvasin, et see saab olema kohutavalt keeruline, kuid põhilise töövoo saab teha, järgides 15 lihtsat sammu.

Selles artiklis kirjeldan Exceli töövoo koostamise etappe ja seda, milleks saate neid kasutada.

Arutleme ka selle üle, kas Exceli töövood on tänapäeva töövoomaailmas tõesti ajakohased, ja vaatame mõningaid suurepäraseid alternatiive.

Lähme!

Mis on töövoog?

Alustuseks pöördume tagasi põhitõdede juurde ja selgitame välja, mis töövoog tegelikult on.

Töövoog on omavahel seotud sammude või ülesannete jada, mis on vajalikud konkreetse protsessi lõpuleviimiseks või konkreetse eesmärgi saavutamiseks. See esindab tegevuste, teabe ja ressursside voogu organisatsiooni või üksikisiku töökeskkonnas.

Töövood on loodud korduvate või keeruliste ülesannete sujuvamaks muutmiseks ja automatiseerimiseks, tagades töö tõhusa ja järjepideva edenemise. Need pakuvad struktureeritud raamistikku, mis määratleb protsessis osalevate erinevate tegevuste järjekorra, sõltuvused ja vastasmõjud.

Töövood võivad olla käsitsi või automatiseeritud, olenevalt protsessi keerukusest ja tööriistade või tarkvara olemasolust. Automatiseerimistööriistad, sealhulgas tarkvararakendused või töövoohaldussüsteemid, võivad aidata ülesandeid automatiseerida ja sujuvamaks muuta, vähendades käsitsi pingutusi ja inimvigu.

Kuidas Excelis töövoogu luua

Töövoogude loomine Exceliga ei ole nii lihtne kui töövootarkvara kasutamine, sest see ei olnud mõeldud töövootööriistaks, vaid tabelitööriistaks . Siiski on veel viise sa saad teha ja isegi automatiseerida töövooge Exceli abil, seega vaatame protsessi samm-sammult.

kaugjuhtimispult raspberry pi-le akendest

1. samm: tuvastage töövoog

Määrake konkreetne protsess või ülesanne, mida soovite sujuvamaks Exceli abil . See võib olla midagi alates andmete sisestamisest ja analüüsist kuni projektijuhtimise või varude jälgimiseni.

2. samm: määrake sisendid ja väljundid

Tuvastage töövoo käivitamiseks vajalikud sisendid (andmed, vormid või muud ressursid) ja soovitud väljundid (aruanded, arvutused või teatised), mida protsessilt ootate.

3. samm: planeerige samme

Jaotage töövoog üksikuteks sammudeks või etappideks. Mõelge iga sammu järjestusele ja sõltuvustele. Keeruliste töövoogude puhul peate võib-olla kasutama protsessi visualiseerimiseks vooskeemi või diagramme.

4. samm: looge töölehed

Avage uus Exceli töövihik ja looge töövoo iga etapi jaoks töölehed. Nimetage iga tööleht kirjeldavalt, et näidata selle eesmärki.

5. samm: kujundage andmesisestusvormid

Kui teie töövoog hõlmab 6. sammu: sisestage andmed

Alustage andmete sisestamist vastavatele töölehtedele või vormidele. Sõltuvalt teie töövoost peate võib-olla sisestama andmed käsitsi või importima need välistest allikatest.

7. samm: kasutage valemeid ja funktsioone

Kasutage Exceli valemeid ja funktsioone, et automatiseerida arvutusi, andmete töötlemist ja andmete analüüsi. Kasutage selliseid funktsioone nagu

• SUMMA
• KESKMINE
• KUI
• VLOOKUP

arvutuste tegemiseks ja soovitud väljundite genereerimiseks.

8. samm: rakendage vormingut ja tingimusvormingut

Vormindage oma andmed loetavuse parandamiseks õigesti. Kasutage tingimusvormingut, et esile tõsta oma andmetes konkreetseid tingimusi või mustreid.

9. samm: looge visualiseeringud

Exceli pakkumised erinevaid diagrammitüüpe teie andmete visuaalseks esitamiseks. Looge diagramme või graafikuid, et teha kokkuvõte ja esitada põhiteave paremini kättesaadaval viisil.

Pidage meeles, et Exceli töövood võivad ulatuda lihtsast keerukani. Alustage lihtsast protsessist ja lisage järk-järgult keerukust, kui olete Exceli funktsioonide ja võimalustega paremini tuttav. Neid on isegi mõned mallid, mida saate kontrollida !

Exceli töövoo kasutusjuhtumid

Excel on mitmekülgne tööriist, mida saab rakendada erinevatel töövoogude kasutusjuhtudel erinevates tööstusharudes ja funktsioonides. Siin on viis levinumat kasutusjuhtu, mille puhul Exceli töövood võivad oluliselt tõhustada ja protsesse sujuvamaks muuta.

Andmete sisestamine ja analüüs

Excelit kasutatakse laialdaselt andmete sisestamiseks ja analüüsimiseks, luues struktureeritud andmesisestusvorme, rakendades andmete valideerimist ning kasutades valemeid ja funktsioone. Saate automatiseerida arvutusi, teha andmete analüüsi ja koostada aruandeid.

Projekti juht

Excel on väärtuslik projektijuhtimise tööriist, mis võimaldab teil planeerida, jälgida edenemist ja hallata projektiga seotud andmeid. Projekti ajakavade visualiseerimiseks saate luua Gantti diagramme, ülesannete loendeid ja ajaskaalasid.

Sellel on tingimuslik vorming, mida saab kasutada verstapostide, tähtaegade ja kriitiliste teede esiletõstmiseks. Integreerides projektiandmed valemite ja funktsioonidega, saate automatiseerida arvutusi, jälgida ressursside jaotamist ja jälgida projekti kulusid.

Eelarve koostamine ja finantsplaneerimine

Excelit kasutatakse tavaliselt eelarve koostamise ja finantsplaneerimise töövoogude jaoks. Saate luua terviklikke eelarvemalle, jälgida kulusid, prognoosida tulusid ja arvutada finantssuhteid.

Selle sisseehitatud funktsioonid, nagu SUM, AVERAGE ja IF, võimaldavad teil teha arvutusi ja analüüsida finantsandmeid. Töölehtede linkimise ja Exceli andmete valideerimise abil saate tagada täpse ja järjepideva finantsplaneerimise.

Varude juhtimine

Varude haldamise töövoogude puhul saate jälgida ja hallata varude taset, laovarude liikumist ja ümbertellimuste punkte. Tingimusliku vormindamise funktsioon võib esile tuua madala laoseisu või eelseisvad ümbertellimuste kuupäevad. Kasutades valemeid ja funktsioone, saate automatiseerida varude arvutusi, nagu ümbertellimuste kogus ja kogu varude hindamine.

Inimressursid

Excel on väärtuslik inimressursside (HR) töövoogude jaoks, sealhulgas töötajate andmete haldamiseks, kohaloleku jälgimiseks, töötajate kaasamiseks ja jõudluse hindamiseks. Seda saab kasutada töötajate andmebaaside loomiseks, isikuandmete salvestamiseks, lehtede jälgimiseks ja palgaarvestuse arvutamiseks.

Valemite ja funktsioonide abil saate automatiseerida kohaloleku arvutusi, genereerida aruandeid ja teostada personalianalüüsi. Tingimuslikku vormindamist saab kasutada hilinenud hindamiste või koolitusnõuete tuvastamiseks.

Exceli töövoo funktsioonid

Siin on jaotus mõnedest Exceli funktsioonidest, mida oleme kasutusjuhtudel juba näinud, ja mõned muud tõeliselt kasulikud funktsioonid:

Andmete sisestamine ja kinnitamine

Excel pakub andmete sisestamiseks kasutajasõbralikku liidest. Saate kujundada kohandatud andmesisestusvorme, kasutades Exceli funktsioone, nagu andmete valideerimine, ripploendid ja sisestuspiirangud. See tagab, et töövihikusse sisestatud andmed järgivad konkreetseid reegleid või eelmääratletud kriteeriume.

Arvutused ja valemid

Valemeid saate kasutada põhiliste aritmeetiliste toimingute tegemiseks, andmete koondamiseks, tingimuslike arvutuste tegemiseks ja muuks. Need arvutused saab manustada teie töövoogu, et luua väljundeid ja tõhustada protsesse.

Tingimuslik vormindamine

Tingimuslik vormindamine võimaldab teil oma andmetes esile tõsta konkreetseid tingimusi või mustreid. Reeglite seadistamisega saate lahtreid automaatselt vormindada teie määratletud kriteeriumide alusel.

See võib olla kasulik oluliste andmete, vigade või suundumuste visuaalseks tuvastamiseks, mis muudab teabe analüüsimise ja tõlgendamise lihtsamaks.

Andmete analüüs

On erinevaid andmeanalüüsi tööriistu, nagu PivotTable-liigendtabelid, Power Query ja Power Pivot, mis võimaldavad teil suuri andmekogumeid tõhusalt analüüsida ja teisendada. Need tööriistad aitavad teil andmeid filtreerida, sortida, rühmitada ja sisulise ülevaate saamiseks kokku võtta.

Tingimuslik loogika ja automatiseerimine

Tingimuslikud loogikafunktsioonid ja funktsioonid, nagu IF-laused, pesastatud funktsioonid ja makrod, võimaldavad teil protsesse automatiseerida ja otsuste tegemise töövooge luua.

Tingimusliku loogika seadistamisega saate juhendada Excelit tegema erinevaid toiminguid konkreetsete tingimuste alusel. VBA abil loodud makrod võimaldavad teil korduvaid ülesandeid automatiseerida ja sooritada rida toiminguid ühe klõpsuga.

Miks Excel ei ole töövoogude loomiseks parim koht?

Kuigi Excel võib olla kasulik tööriist teatud töövoogude jaoks, on piiranguid, mis võivad muuta selle keerukate või skaleeritavate töövoogude jaoks vähem sobivaks. Siin on mõned põhjused, miks Excel ei pruugi teatud stsenaariumide puhul olla töövoogude jaoks parim valik.

Piiratud skaleeritavus

Exceli skaleeritavust piirab andmete suurus ja keerukus ning töövihikule ligipääsevate kasutajate arv.

Suured andmestikud või ulatuslikke arvutusi hõlmavad töövood võivad põhjustada jõudlusprobleeme ja aeglustada rakendust. Kuna töövoog muutub keerukamaks ja kasutajate arv suureneb, võib Excel muutuda vähem tõhusaks ja vigade suhtes kalduvamaks.

Reaalajas koostöö puudumine

Kuigi Excel pakub koostööfunktsioone, nagu jagatud töövihikud ja muudatuste jälgimine, pole see mõeldud reaalajas koostööks. Sama Exceli töövihikuga ei saa korraga töötada mitu kasutajat ja ühe kasutaja tehtud värskendused ei pruugi teistele kohe näha olla.

Piiratud töövoo automatiseerimine

Excel pakub põhilisi automatiseerimisvõimalusi valemite, funktsioonide ja makrode kaudu. Kuid keerukate ja keerukate automatiseeritud töövoogude loomine võib nõuda täiustatud tööriistu või programmeerimiskeeli.

Exceli automatiseerimisvõimalused ei pruugi olla piisavad töövoogude jaoks, mis hõlmavad keerulist tingimusloogikat, integreerimist välissüsteemidega või keerukat andmetega manipuleerimist.

Andmete terviklikkus ja turvariskid

Exceli failid võivad olla altid andmete terviklikkuse probleemidele, eriti kui mitu kasutajat töötab sama töövihikuga samaaegselt.

Samaaegne redigeerimine, valed valemiviited või andmete juhuslik kustutamine võivad põhjustada andmete vastuolusid ja vigu. Lisaks võivad failidel puududa tugevad turvafunktsioonid , mis muudab need volitamata juurdepääsu või andmetega seotud rikkumiste suhtes haavatavaks.

eemaldage microsofti meeskonnad

Exceli töövoogude alternatiivid

Kui Exceli töövood teie jaoks hästi töötavad, on suurepärane! Ma ei ole siin selleks, et teie paraadil vihma sadada. Teete kõike, mis teile ja teie meeskonnale sobib. Mine edasi!

Kui aga olete proovinud Exceli töövooge ja need ei sobi teile, kaaluge seda alternatiivi: töövoohaldustarkvara.

Ma puudutasin seda veidi esimeses jaotises, kui määratlesime töövood, kuid seda tasub veidi lähemalt vaadata. Excel ei olnud mõeldud töövoo haldamiseks. Kuigi see on võimeline seda tegema, võib selle seadistamine ja hooldamine muutuda väga kiiresti keeruliseks.

Töövoohaldustarkvara on loodud selleks, et muuta hoone automatiseerimise töövood kiireks ja lihtsaks. Need on palju kasutajasõbralikumad, neil on palju samu funktsioone, mis Excelis, kuid vähem käsitsi seadistatud ja võimaldavad teha reaalajas koostööd.
Process Street on suurepärane töövoo tööriist, mida saate kasutada Exceli asemel. Kui soovite seda näha ja kogeda, kui erinev see on, broneerige tasuta demo ! Meeskonna liige näitab teile hea meelega, kuidas see töötab ja kuidas see võib teie töövooge parandada.